Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

9. Tabellen: bruikbaar en toegankelijk

Tabellen zijn heel handig voor het presenteren van data. Wel moet de tabel goed opgemaakt zijn, zodat een screenreader de inhoud van de pdf ook goed kan oplezen. Een tabel kun je ook gebruiken voor lay-out. Gebruik dan geen tabelkoppen.

9.1 Een toegankelijke tabel

Zonder extra opmaak leest een screenreader een tabel van linksboven naar rechtsonder voor.

Veel tabellen hebben kolomkoppen en/of rijkoppen en het is belangrijk dat deze cellen ook als koppen zijn opgemaakt. Hoe dat moet leggen we uit in de volgende paragrafen. Bij spraakuitvoer wordt dan steeds de kolomkop en de bijhorende cel opgelezen.

Als voorbeeld hieronder een tabel.

Naam kinderopvang Adres Telefoonnummer
Het Mereltje Tuinstraat 29 0123 45 67 89
Dikkie Dick Jan Steenlaan 10 06 34 34 12 56
Enzovoort - -

Een screenreader leest dit zo op:

Naam kinderopvang Het Mereltje kolom 1 Adres Tuinstraat 29 kolom 2 Telefoonnummer 0123 45 67 89 kolom 3 Naam kinderopvang Dikkie Dick kolom 1 Adres Jan Steenlaan 10 kolom 2 Telefoonnummer 06 34 34 12 56 kolom 3

Zo'n tabel is zo uitstekend te begrijpen voor gebruikers van screenreaders.

Boven de tabel neem je een kop op met een kopstijl met daarin het onderwerp van de titel. In dit geval kan boven de tabel staan:

<h2>Locaties kinderopvang</h2>

9.2 Tabellen voor lay-out kan soms wel

In principe is een tabel bedoeld voor het presenteren van data en is het niet bedoeld voor vormgeving.

Toch kan dat niet echt kwaad. Als je geen rijkoppen of kolomkoppen gebruikt, dan ziet de schermlezer ook niet dat het een tabel is. En dus kun je de tabel gebruiken voor lay-out, bijvoorbeeld om iets te positioneren of om tekst te plaatsen met een kader er omheen.

De tabel wordt opgelezen van linksboven naar rechtsonder. Zorg er dus voor de leesvolgorde dan wel logisch blijft.

Daarmee is de tabel een goed alternatief voor het minder toegankelijke tekstvak.

Let er wel op dat je geen kop 1 of andere kop gebruikt in de tabel, want die headingsopmaak komt NIET mee in de pdf.

Tabel met 1 cel voor het maken van een kader, kop staat boven de tabel

9.3 Tabel met kolomkoppen

De tabel hierboven met de adressen van kinderopvang is een voorbeeld van een goed opgemaakte tabel met alleen kolomkoppen (geen rijkoppen). De stappen in Word zijn:

  1. Kies in Word Invoegen ▸ Tabel.
  2. In het menu openen 2 nieuwe tabs, Tabelontwerp en Indeling.
  3. Ga naar het tabblad Tabelontwerp.
  4. Vink in het lint aan Veldnamenrij. Vink de andere opties uit.
  5. Ga naar het tabblad Indeling.
  6. Ga in de bovenste rij van de tabel staan.
  7. Kies in het lint Veldnamenrij herhalen.
    (Als je 'veldnamenrij herhalen' niet kunt aanklikken sta je waarschijnlijk niet in de bovenste rij.)

9.4 Tabel met kolomkoppen en rijkoppen

Net iets anders is het als je kolomkoppen en rijkoppen hebt.

  Mannen Vrouwen
Sport dagelijks 32% 28%
Eet gezond 28% 39%

Volg in Word de stappen hierboven (Tabel met kolomkoppen) en dan nog het volgende:

  1. Vink 2 checkboxen aan: Veldnamenrij en Eerste kolom.

In Acrobat moet je vervolgens nog wel van de 1e cel (linksboven) weer een <td> maken.

9.5 Voorzie de tabel van een kop of bijschrift

Het is handig als boven de tabel een korte titel staat van de tabel. Dat kan het beste met een kopje, opgemaakt met een kopstijl. Is een tussenkop direct boven de tabel niet logisch, kies dan voor een bijschrift. Deze kun je het beste boven de tabel plaatsen. Kies niet voor een tussenkop én een bijschrift, dat is dubbel.

Hier is gekozen voor een tussenkop én een bijschrift. Het bijschrift is dan niet nodig en kan beter weggelaten worden.

Microsoft Word biedt ook de mogelijkheid om een alternatieve tekst toe te voegen in de vorm van een titel en een beschrijving. De titel is sowieso zinloos, deze staat er onterecht nog bij. De beschrijving komt wel mee in de pdf, maar veel schermlezers lezen deze niet voor. Plus dat deze dan vrijwel altijd ook dubbel zou zijn met de kop of het bijschrift erboven. Gebruik deze dus niet.

Zo'n bijschrift voeg je als volgt toe:

  1. Selecteer de hele tabel.
  2. Kies met rechtermuisknop voor Bijschrift.
Bijschrift boven een tabel

9.6 Tabel omzetten naar tekst

Heb je in een Word-document een tabel die gebruikt is voor vormgeving (lay-out), dan kun je deze converteren naar tekst:

Let op: per Word-versie verschillen de namen van de menu-items. Het kan dus zijn dat het bij jou iets anders heet.

  1. Ga in de tabel staan.
  2. Kies in het lint voor Indeling ▸ Converteren naar tekst.
  3. In oudere Word-versies is dit Indeling ▸ Gegevens ▸ Converteren naar tekst.
  4. Wil je vervolgens wel dat de tekst netjes is uitgelijnd, dan kun je een nieuwe stijl maken die de tekst laat inspringen.

    Stel je hebt de volgende tabel:

    Van:The Internet Academy
    Onderwerp:Uitvoering onderzoek toegankelijkheid websites www.xyz.nl, www.abc.nl en www.def.nl
    Datum:08-01-2020

    De stappen zijn dan:

    1. Volg de uitleg hierboven om deze tabel om te zetten naar tekst.
    2. Klik in het lint met de stijlen rechtsonder op het kleine icoontje met het pijltje naar rechtsonder (zie ook screenshot hieronder).
    3. Daarmee opent het Deelvenster Stijlen.
    4. Kies linksonder voor het icoontje met A+.
    5. Je krijgt een dialoogvenster waarin je een nieuwe stijl kunt maken.
    6. Kies een naam, bijvoorbeeld Inspringen.
    7. Kies Opmaak ▸ Alinea.
    8. Kies bij Inspringen voor Verkeerd-om.
    9. Kies bij Met voor een waarde die past bij jouw content, bijvoorbeeld 4 cm.
    10. Kies 2 x OK.

9.7 Opmaak tabel: celmarges en volledige breedte

Celmarges

Het is vaak iets mooier om de tekst wat meer ruimte te geven met de lijntjes van de tabel. Hieronder een voorbeeld van 2 tabellen. De bovenste tabel heeft geen ruimte boven en onder de tekst. Bij de onderste tabel zijn de marges 0,1 cm.

2 tabellen: bovenste geen celmarges voor onder en boven, onderste wel celmarges

In Word kun je dit als volgt aanpassen:

  • Ga in de tabel staan.
  • Kies Indeling ▸ Celmarges
  • Kies bij Standaardcelmarges voor alles de waarde 0,1 cm. Uiteraard kun je je eigen waardes kiezen die je hier mooi vindt.

Volledige breedte

Vaak is het handig om voor de tabel de volledige breedte van de pagina te gebruiken. Dat gaat als volgt:

  1. Ga in de tabel staan.
  2. Kies met de rechtermuisknop voor Eigenschappen.
  3. Je krijgt een dialoogvenster.
  4. Vink aan Voorkeursbreedte.
  5. Typ als waarde in 100.
  6. Kies bij Meten in voor Percentage.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.