Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

7. Tabellen: begrijpelijk en toegankelijk

Tabellen zijn heel handig voor het presenteren van data. Wel moet de tabel goed opgemaakt zijn, zodat een screenreader de inhoud goed kan oplezen en zoekmachines de tekst goed kunnen indexeren.

7.1 Een toegankelijke tabel

Zonder extra opmaak leest een screenreader een tabel van linksboven naar rechtsonder voor.

Veel tabellen hebben kolomkoppen en/of rijkoppen. Het is belangrijk dat screenreaders dat ook weten, want dan kunnen ze de inhoud in de juiste volgorde voorlezen. De gebruiker hoort dan steeds de kolomkop en/of de rijkop en de bijhorende cel.

Je moet de rij- en kolomkoppen daarom de juiste opmaak geven. Hoe je dat precies doet, leggen we uit in de volgende paragrafen.

Als voorbeeld hieronder een tabel.

Naam kinderopvang Adres Telefoonnummer
Het Mereltje Tuinstraat 29 0123 45 67 89
Dikkie Dick Jan Steenlaan 10 06 34 34 12 56
Enzovoort - -

Een screenreader leest dit zo op:

Naam kinderopvang Het Mereltje kolom 1 Adres Tuinstraat 29 kolom 2 Telefoonnummer 0123 45 67 89 kolom 3 Naam kinderopvang Dikkie Dick kolom 1 Adres Jan Steenlaan 10 kolom 2 Telefoonnummer 06 34 34 12 56 kolom 3

Zo'n tabel is zo uitstekend te begrijpen voor gebruikers van screenreaders.

Boven de tabel neem je een kop op met een kopstijl met daarin het onderwerp van de tabel. In dit geval kan boven de tabel staan:

<h2>Locaties kinderopvang</h2>

7.2 Tabel met kolomkoppen en rijkoppen

Net iets anders is het als je kolomkoppen en rijkoppen hebt, zoals in de tabel hieronder.

  Mannen Vrouwen
Sport dagelijks 32% 28%
Eet gezond 28% 39%

Zo wordt de inhoud van de cel gekoppeld aan de kolomkop en de rijkop. Dus er wordt bijvoorbeeld opgelezen:

32%, mannen, sport dagelijks (pauze)
28%, vrouwen, sport dagelijks (pauze)
28%, mannen, eet gezond (pauze)
39%, vrouwen, eet gezond

Zo hoort (voelt) de screenreadergebruiker bij elke cel de bijbehorende koppen.

Hoe doe je dat nu in Word:

  1. Kies in Word InvoegenTabel.
  2. In het menu openen 2 nieuwe tabs, Tabelontwerp en Indeling.
  3. Ga naar het tabblad Tabelontwerp.
  4. Standaard staan aangevinkt:
    • Veldnamenrij: dat zijn de kolomkoppen
    • Eerste kolom: dit zijn de rijkoppen
    • Gestreepte rijen: daar hoef je niets mee te doen.
  5. Zet de informatie in de tabel.

In Acrobat moet je vervolgens nog wel van de 1e cel (linksboven) weer een <td> maken.

7.3 Tabel met kolomkoppen

Veel tabellen hebben alleen kolomkoppen. De tabel hierboven met de adressen van kinderopvang is een voorbeeld van een goed opgemaakte tabel met alleen kolomkoppen (geen rijkoppen). De stappen in Word zijn:

  1. Kies in Word InvoegenTabel.
  2. In het menu openen 2 nieuwe tabs, Tabelontwerp en Indeling.
  3. Ga naar het tabblad Tabelontwerp.
  4. Standaard staan aangevinkt:
    • Veldnamenrij: dat zijn de kolomkoppen
    • Eerste kolom: dit zijn de rijkoppen
    • Gestreepte rijen: daar hoef je niets mee te doen.
  5. Vink Eerste kolom uit; laat het vinkje bij Veldnamenrij staan.
  6. Ga naar het tabblad Indeling.
  7. Ga in de bovenste rij van de tabel staan.
  8. Kies in het lint Veldnamenrij herhalen.
    (Als je 'veldnamenrij herhalen' niet kunt aanklikken sta je waarschijnlijk niet in de bovenste rij.)

Met Veldnamenrij herhalen zorg je ervoor dat op elke pagina waar de tabel staat ook de kolomkoppen worden herhaald. Screenreaders zien dit overigens als aparte tabellen. Dat kun je corrigeren in Acrobat Pro.

7.4 Voorzie de tabel van een kop of bijschrift

Het is handig als boven de tabel een korte titel staat van de tabel. Dat kan het beste met een kopje, opgemaakt met een kopstijl. Is een tussenkop direct boven de tabel niet logisch, kies dan voor een bijschrift. Deze kun je het beste boven de tabel plaatsen. Kies niet voor een tussenkop én een bijschrift, dat is dubbel.

Deze tabel heeft een tussenkop én een bijschrift. Dat is dubbelop. Je kunt het bijschrift beter weglaten.

Microsoft Word biedt ook de mogelijkheid om een alternatieve tekst toe te voegen in de vorm van een titel en een beschrijving. De titel is sowieso zinloos, deze staat er onterecht nog bij. De beschrijving komt wel mee in de pdf, maar veel schermlezers lezen deze niet voor. Plus dat deze dan vrijwel altijd ook dubbel zou zijn met de kop of het bijschrift erboven. Gebruik deze dus niet.

Zo'n bijschrift voeg je als volgt toe:

  1. Selecteer de hele tabel.
  2. Kies met rechtermuisknop voor Bijschrift.
Bijschrift boven een tabel

7.5 Voorkom samengevoegde cellen

Google en screenreaders kunnen een tabel niet goed indexereren als er samengevoegde cellen zijn zonder dat deze van extra code zijn voorzien.

Deze extra code kun je alleen met bijvoorbeeld Acrobat Pro toevoegen. Het is daarom vaak handig om samengevoegde cellen in Word al te voorkomen.

7.6 Tabel voor lay-out kan soms wel

In principe is een tabel bedoeld voor het presenteren van data en is het niet bedoeld voor vormgeving.

Toch kan dat niet echt kwaad. Als je geen rijkoppen of kolomkoppen gebruikt, dan ziet de schermlezer ook niet dat het een tabel is. En dus kun je de tabel gebruiken voor lay-out, bijvoorbeeld om iets te positioneren of om tekst te plaatsen met een kader er omheen.

De tabel wordt opgelezen van linksboven naar rechtsonder. Zorg er dus voor de leesvolgorde dan wel logisch blijft. Daarmee is de tabel een goed alternatief voor het minder toegankelijke tekstvak.

Let op. Gebruik geen koppen in de tabel, want die opmaak komt NIET mee in de pdf.

Tabel met 1 cel voor het maken van een kader, kop staat boven de tabel
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.