Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

18. Pdf-formulieren, stap 1: het formulier voorbereiden

In dit hoofdstuk leggen we uit hoe je met Adobe Acrobat Pro een toegankelijk pdf-formulier maakt. Anders dan in de voorgaande hoofdstukken doen we bijna alle aanpassingen in de pdf zelf. In het volgende hoofdstuk gaan we velden zelf in orde maken.

18.1 Pdf-formulier versus webformulier

Een webformulier is bijna altijd een betere keuze dan een pdf-formulier:

  1. Een webformulier heeft voor de gebruiker alle voordelen van het web:
    • Lay-out past zich aan aan het scherm, bijvoorbeeld bij gebruik op een mobiel.
    • Mensen zijn beter bekend met websites. De lay-out en de werking is vertrouwd.
    • Een pdf-formulier is voor veel mensen ingewikkelder dan een webformulier.
  2. Foutcontrole en ondersteuning bij het invullen zijn veel beter te doen. Dit helpt de invuller (klantvriendelijk) en zorgt voor een betere kwaliteit van de gegevens (belangrijk voor de organisatie).
  3. Een ingevuld webformulier is digitaal en de gegevens zijn dus gelijk al in de organisatie digitaal beschikbaar. De gegevens hoeven dus niet nog een keer overgezet te worden.

Maar goed, dit wist je wellicht al. Soms kun je niet anders dan kiezen voor een pdf-formulier, bijvoorbeeld om deze redenen:

  • Een webformulier maken is in de organisatie ingewikkeld en/of tijdrovend.
  • De collega's die de webformulieren maken hebben voorlopig geen tijd.
  • 1 of meerdere mensen moeten het formulier ondertekenen en het systeem binnen de organisatie voorziet niet in deze eis.

Kies je voor pdf, maak het formulier dan toegankelijk en zo bruikbaar mogelijk.

18.2 Algemene workflow

  1. Optimaliseer de lay-out in het brondocument.
  2. Open Acrobat Pro.
  3. Voeg in Acrobat Pro het gereedschap Formulier voorbereiden toe.
  4. Zorg voor een pdf zonder codes.
  5. Voeg automatisch formuliervelden toe.
  6. Zorg voor de juiste formuliervelden en vul de veldeigenschappen in.
  7. Controleer de tabvolgorde van de velden.
  8. Voeg codes toe.
  9. Controleer en repareer zo nodig de lees- en tabvolgorde.
  10. Controleer de toegankelijkheid met een schermlezer.

18.3 Optimaliseer de lay-out in het brondocument

De bron van het document is meestal Microsoft Word of Adobe Indesign.

Enkele tips voor de opmaak van deze brondocumenten:

  1. Maak het formulier overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Denk ook altijd aan het gebruik op kleinere schermen.
  2. Zorg voor duidelijke instructies hoe het formulier ingevuld moet worden.
  3. Zorg dat de veldnamen betekenisvol en duidelijk zijn.
  4. Plaats de veldnamen direct bij de invoervelden en knoppen.
  5. Plaats velden in betekenisvolle groepen als dat nodig is.
  6. Maak in tekst duidelijk welke velden verplicht zijn.
  7. Maak in tekst duidelijk welke eisen er zijn aan de invoer, bijvoorbeeld bij de invoer van een datum.

Maak je geen zorgen over de interactieve velden in Word (radiobuttons en zo), dit gaan we later in de pdf in orde maken.

18.4 Zorg voor een pdf zonder codes

Zorg dat het bestand geen codes heeft. Dat kun je al doen in Word door het bestand op te slaan zonder codes (een zogenaamde ‘untagged pdf’).

In Acrobat kan het ook makkelijk:

  1. Open het document in Acrobat Pro.
  2. Ga naar het navigatiedeelvenster Codes.
  3. Klik op het icoontje voor Opties en kies Code verwijderen. Kan je die optie niet kiezen, dan is het bestand mogelijk beveiligd. Zorg dan dat de beveiliging verwijderd wordt.

18.5 Voeg automatisch formuliervelden toe

  1. Open het gereedschap Formulier voorbereiden. (Zie je die niet, dan moet je die nog even toevoegen aan de gereedschappen.)
  2. Laat de checkbox Dit document vereist handtekeningen uitgevinkt. Er zit een bug in Acrobat die problemen geeft als je dit aanvinkt.
  3. Automatische detectie van formuliervelden is ingeschakeld staat er standaard. Laat dit zo staan.
  4. Kies Starten.

Acrobat voegt nu automatisch de formuliervelden toe: invoervelden, checkboxen en radiobuttons. Veldnamen en knopteksten (tooltips) zijn ook toegevoegd. Deze ga je zo nog verder aanpassen, want die zijn nog niet betekenisvol en duidelijk. Hieronder een voorbeeld van hoe dat er dan uitziet:

Het document is nu automatisch in de modus Formulier bewerken. Je kunt rechtsboven switchen naar Voorbeeld en dan weer terug naar Bewerken. Wil je het formulier sluiten kies dan Sluiten.

18.6 Formuliervelden toevoegen en verwijderen

Typen formuliervelden

In de modus Formulier bewerken zie je in de bovenste balk de verschillende veldtypen:

  1. Tekstinvoer
  2. Checkbox of selectievakje: selectie van 1 of meerdere keuzes uit een lijst met meerdere mogelijkheden
  3. Radiobutton of keuzerondje: selectie van 1 keuze uit een lijst met meerdere mogelijkheden
  4. Keuzelijst
  5. Vervolgkeuzelijst
  6. Knop, bijvoorbeeld Afdrukken
  7. Afbeelding toevoegen
  8. Datumveld
  9. Digitale handtekening
  10. Streepjescode

Aan de rechterkant zijn de mogelijkheden om de opmaak van de velden aan te passen.

Velden verwijderen

Soms maakt Acrobat onnodig formuliervelden aan. Deze kun je dan verwijderen. Soms ook maakt Acrobat verkeerde velden aan. Helaas kun je die niet vervangen, maar moet je deze eerst verwijderen en dan weer nieuwe maken.

Een veld verwijderen:

  1. Zorg dat je in het gereedschap Formulier voorbereiden bent.
  2. Kies RechtermuisknopVerwijderen.

Velden toevoegen

  1. Zorg dat je in het gereedschap Formulier voorbereiden bent.
  2. Klik op het type veld uit het menu bovenin dat je wilt toevoegen.
  3. Als je de muis nu beweegt zie je het veld meebewegen. Je hoeft de muis niet ingedrukt te houden.(Slepen werkt niet!)
  4. Beweeg de muis naar beneden naar de plek waar je het veld wilt invoegen en laat de muis dan los.
  5. Er verschijnt een gele pop-up.
  6. Geef het veld een betekenisvolle naam.
  7. Klik op de checkbox Vereist als dat nodig is.
  8. Je kunt ook nog klikken op Alle eigenschappen om andere eigenschappen van het veld aan te passen.

18.7 Eigenschappen formuliervelden

Als je dubbelklikt op een veld, dan open een dialoogbox met Eigenschappen. Hier kunnen we de vormgeving en het gedrag van een formulierveld regelen. Dit zijn onder andere:

  1. Naam en knoptekst (tooltip)
  2. Visuele kenmerken (rand, lettertype en grootte, enzovoort)
  3. Positie, grootte en uitlijning
  4. Relatie met andere formuliervelden (bijvoorbeeld een groep radiobuttons die bij elkaar horen)
  5. Invoereisen, zoals hoe data ingevoerd moet worden of welke waardes geaccepteerd worden
  6. Acties, zoals een bepaald script uitvoeren (zoals bij een opslaanknop)
Eigenschappen van een tekstveld

Elk veldtype heeft weer andere eigenschappen en eigen tabbladen. Wij gaan daar straks dieper op in.

Unieke namen

Elk veld heeft een naam en deze naam moet uniek zijn. Dit is de naam bij de eigenschappen, niet de zichtbare naam die naast het veld staat.

Knopinfo

Voor toegankelijkheid is de knopinfo het belangrijkst. Het is de ‘accessible name’ voor het formulierveld. Een schermlezer leest niet de naam van het veld. Als je de knopinfo niet invoert, dan krijgt de gebruiker van een schermlezer geen zinvolle informatie over het veld. Over het algemeen kun je de knopinfo gelijk houden aan de naam.

Je vraagt je wellicht af waarom er dan een naam ingevoerd moet worden. Deze naam is belangrijk voor de dataverwerking van het formulier.

Ziende gebruikers zien de knopinfo als tooltip als de muis beweegt over het veld.

Verplichte velden

In het tabblad Algemeen van de eigenschappen vind je de checkbox Vereist voor velden die verplicht zijn. Helaas is deze optie niet handig, want de enige indicatie die gegeven wordt is een rood kader om de verplichte velden. Gebruikers van schermlezers en mensen die kleur niet goed kunnen waarnemen missen deze informatie.

Een betere manier om verplichte velden aan te geven is als volgt:

  1. Zet achter de zichtbare veldnaam een asterisk of het woord ‘verplicht’ tussen haakjes.
  2. Zet in de knopinfo ook het woord ‘verplicht’ tussen haakjes.
  3. Gebruik je asterisks: geef bovenaan het formulier aan dat velden met een asterisk verplicht zijn.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.