Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

5. Metagegevens: taal, eigenschappen en bestandsnaam

Een bestand heeft metagegevens, die belangrijk zijn als basisinformatie over het document: de taal, een titel, een onderwerp (omschrijving) en een auteur. Ook een leesbare bestandsnaam is belangrijk.

5.1 Instellen taal

De taal van je document zo instellen dat deze goed blijft staan kan nogal moeilijk zijn in Word. Wij kiezen om de stijl Standaard in de goede taal te zetten. Alle stijlen zijn gebaseerd op deze stijl en zo stel je dus in 1 keer de taal voor het hele document in.

Helaas verdwijnt deze taalinstelling vaak bij de export naar pdf, Nederlands wordt dan Engels. Controleer dit dus altijd nog in de pdf.
  1. Kies in de stijlen de stijl Standaard.
  2. Kies via rechtermuisknop voor Wijzigen.
  3. Open de dropdown Opmaak (linksonder).
  4. Kies Taal....
  5. Kies daar de taal Nederlands en klik op OK.
  6. Klik nogmaals OK.
Opmerking: volgens WCAG moet je ook stukken tekst die in een andere taal staan voorzien van een zogenaamde taalwissel. Echter, (ook) deze taalwissel gaat verloren bij de export naar pdf. Daarom bespreken wij deze hier niet.

5.2 Eigenschappen van het document: titel, onderwerp en auteur

Aan het document voeg je 3 bestandseigenschappen toe:

  • Titel
    Kies hier voor dezelfde titel als die je bovenaan het document zet, bijvoorbeeld 'Peuteropvang in Delft'.
  • Onderwerp
    Schrijf een korte samenvatting van maximaal 155 tekens. Zoekmachines gebruiken dit als snippet bij de zoekresultaten.
  • Auteur
    Vul hier niet je eigen naam in, maar de naam van je organisatie of de afdeling. Qua privacy en uitstraling van je organisatie is dat wat beter.

Verschillen in Word-versies: Het aanpassen van de eigenschappen is per Word-versie iets verschillend. Het kan zijn dat onderstaande screenshots hier en daar afwijken van jouw Word-versie.

Aanpassen van de eigenschappen

  1. Ga naar Bestand ▸ Info.
  2. Rechts staan de Eigenschappen.
  3. Klik rechtsonder op Alle eigenschappen weergeven.
  4. Je krijgt nu alle eigenschappen te zien.
  5. Vul nu bij de eigenschappen de titel, de auteur en het onderwerp. Als er maar 1 auteur is kun je die niet altijd weggooien. Voeg daarom eerst een auteur toe (de organisatie) en verwijder dan de andere auteur.

Tip Documentpaneel:

In sommige Word-versies kun je ook de meta-informatie weergeven bij het document. Open dan het uitklapmenu bij Eigenschappen en kies voor Documentpaneel weergeven.

Werk je met Word 365 op een Mac dan zijn de stappen:

  1. Ga naar Bestand ▸ Eigenschappen
  2. Er verschijnt een dialoogvenster. Kies het tabblad Samenvatting.
  3. Vul daar de gegevens in.

5.3 Kenmerken van een goede bestandsnaam

De bestanden die je online zet worden gebruikt door mensen met verschillende besturingssystemen (zoals MacOS, Windows, Linux en ChromeOS) en apparaten (desktops, tablets, smartphones). Niet elk teken kan een browser goed hanteren. En daarom is het belangrijk om bepaalde tekens te vermijden.

Voorbeeld

Een bestandsnaam als 'Folder Dyslexie.pdf' ziet een browser als 'Folder%20Dyslexie.pdf'. Of 'Programma #1.pdf' als 'Programma%20%23#1.pdf'.

Onze advies:

  1. Gebruik alleen letters, cijfers en het min-teken.
  2. Gebruik geen andere tekens, ook geen spaties.
  3. Gebruik geen underscores. Underscores vallen weg bij de onderstreping en zijn daarom niet meer goed zichtbaar. En zoekmachines indexeren de underscore alsof deze er niet is. Losse woorden in de bestandsnaam versmelten zo tot 1 lang woord.
  4. Zorg voor een beschrijvende en leesbare bestandsnaam. Dan is het makkelijk om het bestand weer terug te vinden na het downloaden.
  5. Niet langer dan 50 tekens

Niet goed is:

Dit_is niet_Goed_20180203v2a.pdf

Wel goed is:

bijstand-gemeente-delft.pdf

5.4 Voorbeeld

  1. Download het bestand peuteropvang.docx (55 kB).
  2. Bekijk daarin de bestandseigenschappen, de taal en de bestandsnaam.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.