Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

7. Lineaire content

Informatie in de pdf moet bij spraakuitvoer net zo worden opgelezen als wanneer we de tekst gewoon lezen. Dat stelt verschillende eisen aan de opmaak van de pdf. Zo kun je bijvoorbeeld niet werken met een voetnoot of asterisk.

7.1 Kop- en voetteksten

Gebruik liever geen kop- en voetteksten

In veel gevallen verdwijnen de kop- en voetteksten bij de conversie van Word naar pdf. Deze kop- en voetteksten worden niet meegenomen als content en zijn dus afwezig voor een screenreader. Het zijn artefacten geworden, ze zijn 'decoratief' gemaakt.

Let op: oudere Word-versies (2013 en ouder) nemen de kop- en voetteksten wel mee bij de conversie naar pdf. In dat geval: overweeg om ze niet te gebruiken, met uitzondering van de paginanummering.

Dat betekent dat je geen betekenisvolle informatie in de kop- en voetteksten moet zetten. In veel gevallen is dat ook geen zinvolle informatie. Hieronder een voorbeeld waarbij de koptekst 'Maatschappelijke Ontwikkeling | Meedoen naar vermogen' is. Deze valt dus weg bij de conversie naar pdf en dat is juist goed.

Koptekst valt weg bij conversie naar pdf

In het voorbeeld hieronder is de informatie wel betekenisvol. De naam en het adres van de organisatie (Gemeente Delft) staan in de kop. Omdat deze dus voor screenreaders in de pdf verdwijnt, ontbreekt in het document wie de afzender is van het document.

Koptekst met naam en adres van de organisatie (Gemeente Delft)

Een oplossing is om op de 1e pagina deze tekst NIET als koptekst op te nemen en op de vervolgpagina's wel. Je moet dan in Word werken met verschillende paginasecties.

Koptekst verwijderen

  1. Ga in het lint naar Invoegen.
  2. Klik op Koptekst en kies de onderste optie: Koptekst verwijderen.

7.2 Gebruik geen voetnoten of eindnoten

In digitale documenten geven verwijzingen met voetnoten en eindnoten problemen in de leesvolgorde. Datzelfde geldt voor het gebruik van een asterisk. Ook zijn ze niet altijd handig voor gebruikers, omdat je moet scrollen om bij de uitleg van de noot te komen. Je kunt ze daarom beter niet gebruiken en kiezen voor een alternatief.

Gebruik van een voetnoot

Wikipedia zegt over een voetnoot en een eindnoot:

Een voetnoot is een opmerking met betrekking tot een element uit een tekst, die onderaan de bladzijde wordt weergegeven waarop het te becommentariëren stuk tekst eindigt.

Een eindnoot is een opmerking met betrekking tot een element uit een hoofdtekst, die aan het einde van een hoofdstuk of een hele tekst (bijvoorbeeld achter in het boek) weergegeven wordt.

Het probleem met deze verwijzingen in documenten is dat de gebruiker moet springen vanuit de plek waar hij leest naar de plek waar de voetnoot of eindnoot staat.

Dat is nog moeilijker voor de mensen die spraak- of braille-uitvoer gebruiken. Stel je voor bij spraakuitvoer dat je eerst moet doorlezen tot de voetnoot en dan weer terug moet spoelen naar de tekst die je aan het lezen was. Idem voor zoekmachines: voor hen is de content ook onbegrijpelijk.

Deze verwijzingen waren wellicht handig in het papieren tijdperk, voor digitaal zijn ze niet geschikt.

7.3 Alternatieven voor voetnoten en eindnoten

Helaas kun je niet linken naar een andere pagina binnen de pdf, want de gebruiker heeft geen mogelijkheid om terug te springen (er is geen 'back -knop).

Maar hieronder vind je wel een aantal oplossingen.

Oplossing 1. Direct bij de content

Origineel

Minimaal worden de volgende bronnen geraadpleegd:

  • EPPO1-datasheet van het betreffende organisme;
  • EPPO Global Database.

1. European and Mediterranean Plant Protection Organisation

Herschreven zonder voetnoot

Minimaal worden de volgende bronnen geraadpleegd:

  • EPPO-datasheet van het betreffende organisme. (EPPO staat voor European and Mediterranean Plant Protection Organisation)
  • EPPO Global Database

Oplossing 2. Onder de alinea van de content

Origineel

De volgende categorieën komen op grond hiervan dan ook niet in aanmerking voor het vervoersbeleid:

  • uitzendkrachten1
  • stagiaires
  • vrijwilligers
  • co-assistenten
---

1. Dit zijn degene die via een uitzendbureau werkzaamheden verrichten. Medewerkers die via HR Inhuur personeel werkzaamheden verrichten hebben een dienstverband en vallen dan ook onder het vervoersbeleid. Omdat zij wisselende werkzaamheden verrichten geldt ten aanzien van de IRB-vergoeding wel een wat andere uitwerking hiervan.

Herschreven zonder voetnoot

De volgende categorieën komen op grond hiervan dan ook niet in aanmerking voor het vervoersbeleid:

  • uitzendkrachten
  • stagiaires
  • vrijwilligers
  • co-assistenten

Uitzendkrachten verrichten via een uitzendbureau werkzaamheden. Medewerkers die via HR Inhuur personeel werkzaamheden verrichten hebben een dienstverband en vallen dan ook onder het vervoersbeleid. Omdat zij wisselende werkzaamheden verrichten geldt ten aanzien van de IRB-vergoeding wel een wat andere uitwerking hiervan.

Oplossing 3. Linken naar website

Je kunt een aparte webpagina maken waarop alle links staan. Of je hebt al een site en kunt vanuit de pdf eenvoudig verwijzen naar de content op de site.

Arnhem telt anno 2018 ruim 157.000 inwoners. Het aantal inwoners van Arnhem groeit gestaag sinds 1997. De laatste 10 jaar nam de Arnhemse bevolking gemiddeld met ruim 1.350 inwoners per jaar toe.

Tot 2013 kwam die groei vooral door natuurlijke aanwas: meer geboorte dan sterfte. Sinds 2014 is een positief migratiesaldo (meer vestigers dan vertrekkers) de belangrijkste oorzaak van de bevolkingstoename.

Beide links gaan naar de website Arnhem in cijfers.

Oplossing 4. Voetnoot gebruiken, nabewerken van de pdf

Wil je toch graag blijven werken met voetnoten, dan kun je de problemen voor screenreaders oplossen door te zorgen dat de beide elementen van voetnoot naar elkaar linken. Voor eindnoten werkt deze oplossing niet.

Hiervoor open je de pdf in bijvoorbeeld Acrobat Pro en voeg je de links toe:

  1. Link vanaf het voetnootanker naar de voetnoottekst.
  2. Link vanaf de voetnoottekst naar het voetnootanker.

7.4 Vermijd tekstvakken

Gebruik geen tekstvakken. Deze worden vaak gebruikt om een bepaalde tekst te positioneren of om ze extra opmaak te geven, zoals een kader. De plek waar het tekstvak in de leesvolgorde staat is echter onvoorspelbaar.

Voorbeeld van een tekstvak

Een kader om een tekst kun je ook maken met door een nieuwe stijl te maken en die stijl een rand en eventuele andere opmaak mee te geven. Hieronder zie je een voorbeeld: het bovenste kader is opgemaakt met een tekstvak, de onderste met een nieuwe stijl. En er zijn geen verschillen in lay-out.

Bovenste is een tekstvak (niet goed), de onderste is opgemaakt met een nieuwe stijl (wel goed)

Ook kun je een tabel gebruiken als alternatief voor zo'n tekstvak. Gebruik dan geen rijkoppen en kolomkoppen in deze tabel. In hoofdstuk Tabellen: bruikbaar en toegankelijk komt dit nog uitgebreider aan bod.

7.5 Uitlijnen van afbeeldingen

Als je een afbeelding positioneert dan kan dat ook problemen geven met de leesvolgorde. De plek waar de alternatieve tekst wordt opgelezen kan een hele andere plek zijn dan waar jij de afbeelding hebt geplaatst.

Meer hierover vind je in het hoofdstuk Afbeeldingen, grafieken, kaarten en infographics.

7.6 Lineaire content in tabellen

Slecht opgebouwde tabellen zijn onbegrijpelijk voor gebruikers van screenreaders en voor Google.

Eerst even iets over goed opgebouwde tabellen. Een eenvoudige tabel die de openingstijden aangeeft is uitstekend te gebruiken met spraakuitvoer:

Maandag t/m donderdag:9.00 - 18.00 uur
Vrijdag:9.00 - 21.00 uur
Zaterdag:9.00 - 17.00 uur
Zondag:13.00 - 17.00 uur

De screenreader leest de tekst van linksboven naar rechtsonder voor en in bovenstaande tabel is dat goed te begrijpen.

Niet goed gaat het als cellen samengevoegd worden:

Maandag t/m vrijdag:
En op vrijdag:
9.00 - 18.00 uur
18.00 - 21.00 uur
Zaterdag:9.00 - 17.00 uur
Zondag:13.00 - 17.00 uur

Gebruikers van screenreaders krijgen opgelezen 'Maandag t/m vrijdag: En op vrijdag:', niet echt begrijpelijk. En ze moeten dan maar onthouden en begrijpen welke tijden de volgende cel geeft.

top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.