Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

6. Kopstijlen, de stijl standaard en andere opmaakstijlen

Een toegankelijk bestand betekent onder andere dat deze semantisch goed is opgemaakt, bijvoorbeeld met kopstijlen voor de koppen en goed gebruik van opsommingen.

6.1 Opmaken van de stijl Standaard

De basis van alle stijlen is de stijl Standaard. Het is belangrijk dat deze goed leesbaar is. Kijk hierbij naar:

  • Lettertype
  • Lettergrootte
  • Regelafstand

Lettertype

Kies een schreefloos lettertype. Een schreefloos lettertype leest nog altijd het beste op een scherm.

Lettergrootte

Veel huisstijlen hebben 9 punts. Een tablet zoals een iPad is ongeveer eenderde kleiner dan een A4. Dus de lettergrootte is voor hen 6 punts, en dat is klein. Kies daarom een redelijk groot lettertype, bijvoorbeeld 11 of 12 punts.

  1. Kies voor Start. Als het goed is zie je dan het lint met de stijlen.
  2. Ga op de stijl Standaard staan en kies met de rechtermuisknop voor Wijzigen ...
  3. Het dialoogscherm Stijl wijzigen opent.
  4. Kies bij Opmaak het lettertype en de grootte. Kies als grootte minimaal 11.

Regelafstand

Tot slot zorg je ook voor een goede regelafstand, ongeveer 125% tot 150% van de lettergrootte. We kiezen vaak 1,3 regel:

  1. Kies linksonder voor Opmaak ▸ Alinea.
  2. Je krijgt opnieuw een dialoogscherm (Alinea).
  3. (Je kunt daar kiezen voor een boven- of ondermarge (afstand voor/na), maar wij laten die meestal op 0.)
  4. Kies bij Regelafstand Enkel ▸ 1,3 regel (Enkel wijzigt dan automatisch naar Meerdere).

6.2 Betekenisvolle titel met stijl Titel

Kies een goede titel en maak deze op met de opmaakstijl Titel.

  1. Ga naar de titel van de pagina.
  2. Kies een titel die begrijpelijk, duidelijk en concreet is.
  3. Selecteer de titel.
  4. Kies uit het lint de stijl Titel.
Voorbeeld:
'Peuteropvang in Delft' is een uitstekende titel. Slechte titels zouden zijn 'Zo doen we dit in Delft' of 'Veilig opgroeien in onze stad'.
Stijl Titel voor de titel van een document

6.3 Kopstijlen voor de koppen

In veel documenten worden (tussen)koppen gebruikt. Met deze koppen geeft de auteur de hiërarchie aan van de informatie. Bij uitgebreidere documenten heb je hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen.

Deze hiërarchie maak je duidelijk door voor deze koppen de juiste kopstijlen te gebruiken:

  • Hoofdstuk 1 heeft dan een kopstijl 1.
  • Paragraaf 1.1 krijgt een kopstijl 2.

Stel je hebt een document dat gaat over zoogdieren. Een hoofdstuk in dit document is Olifanten. Daarbinnen zijn weer tussenkoppen met de verschillende soorten olifanten, zoals de Afrikaanse olifant. En de paragraaf Afrikaanse olifant kan weer tussenkoppen bevatten (Leefgebied, Voeding enzovoort).

Titel en koppen Stijl in tekstdocument
Zoogdieren Titel
Hst 1. Olifanten Kop 1
§ 1.1 Afrikaanse olifant Kop 2
Voeding Kop 3

Voordelen van het gebruik van kopstijlen

Voor gebruikers van screenreaders is het gebruik van deze kopstijlen heel belangrijk. Doordat je de kopstijlen gebruikt worden de koppen ook herkend als koppen in hun software.

Zij navigeren met deze koppen. Ze vragen de koppenlijst op en kunnen direct naar het kopje dat ze willen lezen. Zo geven de koppen hen een snel overzicht van de inhoud van het document.

Er zijn meer voordelen van het gebruik van kopstijlen voor koppen:

  1. Zoekmachines gebruiken deze koppen ook om een goed overzicht van de tekst te krijgen. Ze geven extra gewicht aan de teksten in deze koppen.
  2. Je kunt heel makkelijk een inhoudsopgave genereren, die je ook makkelijk kunt bijwerken.
  3. Gebruikers krijgen een uniforme lay-out te zien.

Hiërarchie van koppen in tekstdocument anders dan in html

Het gebruik van de kopstijlen in een tekstdocument is net even wat anders dan de koppen in een html. Op een webpagina (html) heeft de titel het opmaakprofiel h1 (heading 1). In een tekstdocument is dit de stijl Titel. De nummering verschilt verder ook steeds 1 niveau.

Kopstijlen in Word

In Word vind je de kopstijlen in het lint (in het tabblad Start). Kies Deelvenster stijlen om de kopstijlen te zien als je ze niet in het lint ziet.

Controleren van de koppen

  1. Kies via het menu voor Beeld ▸ Zijbalk ▸ Navigatie.
  2. Je krijgt dan aan de linkerkant een overzicht van de gebruikte koppen te zien.

6.4 Foutief gebruik kopstijlen corrigeren

Soms heeft de titel als stijl Kop 1. En dit moet de stijl Titel zijn. Het probleem is vaak dat deze structuur dan in het hele document zit: kop 2 moet kop 1 worden, kop 3 moet kop 2 worden, enzovoort. Hoe kun je dit nu het beste wijzigen?

  1. Wijzig de stijl van de titel van Kop 1 naar Titel.
  2. Kies Wijzig ▸ Zoeken ▸ Geavanceerd zoeken en vervangen.
  3. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik daar op het tabblad Vervangen.
  4. Ga met de cursor naar het veld Zoeken naar.
  5. Klik onderaan in het dialoogvenster Opmaak ▸ Stijl ...
  6. Er verschijnt weer een dialoogvenster Zoeken stijl. Kies daar Kop 2.
  7. Ga met de cursor naar het veld Vervangen door.
  8. Ga naar Opmaak Stijl en kies Kop 1.
  9. Kies Alles vervangen.
  10. Volg deze stappen ook voor rest van de koppen.
  11. Genereer eventueel even een inhoudsopgave om te zien of alle koppen nu goed zijn.

6.5 Inhoudsopgave

Aanmaken en bijwerken

Bij een iets langer document is een inhoudsopgave vaak handig. Als je de koppen hebt opgemaakt met kopstijlen, dan maak je deze heel makkelijk:

  1. Ga naar de plek in het document waar je de inhoudsopgave wil invoegen. Vaak is dat voor het 1e hoofdstuk.
  2. Kies Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave en kies een inhoudsopgave.
  3. Wil je de opmaak van de inhoudsopgave nog aanpassen, dat kan in de stijlen, bijvoorbeeld de stijl Inhopg 1.
  4. Plaats boven de inhoudsopgave de kop Inhoudsopgave. Geef deze GEEN kopstijl, maar kies hiervoor de stijl 'Kop van inhoudsopgave'.

Bij elke wijziging in het document kun je de inhoudsopgave opnieuw bijwerken:

  • Ga via de rechtermuisknop naar Veld bijwerken.
  • Kies dan In zijn geheel bijwerken.

Nog enkele tips:

  • Een inleiding, samenvatting en een voorwoord moeten ook een kop 1 krijgen. En ze horen dus ook in de inhoudsopgave.
  • De inhoudsopgave hoort niet in de inhoudsopgave en heeft daarom ook geen kopstijl.

Aanpassen stijl inhoudsopgave

Het aanpassen van de opmaak van de inhoudsopgave werkt wat anders dan bij de stijlen.

  1. Kies voor Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave ▸ Aangepaste inhoudsopgave.
  2. Je krijgt een dialoogscherm 'Inhoudsopgave'.
  3. Kies daar Wijzigen.
  4. Het dialoogscherm 'Stijl' opent.
  5. Daarin zie je de stijlen, zoals Inhopg 1. Selecteer de stijl die je wilt aanpassen en kies voor Wijzigen.

6.6 Opsommingen

Het is belangrijk voor de toegankelijkheid en de vindbaarheid dat opsommingen ook opgemaakt zijn als echte opsommingen.

Maak geen nepopsommingen met bijvoorbeeld 'streepje-spatie' of 'sterretje-spatie':

Features:
* List of headings and optional information about their level and if they break the hierarchical structure
* List of sections with header information and includes optional information about errors in the structure
* By clicking on the headers the document scrolls to the position of the header/section and highlights it

Gebruik de opsommingsopties die Word biedt. Je kunt kiezen tussen een genummerde en een ongenummerde opsomming.

Voorbeeld ongenummerd

Soorten mensapen:

  • Chimpansees
  • Gorillas
  • Orang-oetangs

Voorbeeld genummerd

Zo steek je veilig over:

  1. Kijk eerst naar links of er iets aankomt.
  2. Kijk dan naar rechts.
  3. Kijk nogmaals naar links.
  4. Als er niets aan komt, steek nu over.

6.7 Liever geen lege alinea's of regels

Probeer lege regels en alinea's te voorkomen. Maak witruimte boven en onder alinea's door de stijlen aan te passen, bijvoorbeeld de stijl Standaard.

Incidenteel een extra regel is niet zo'n punt, maar wel meerdere achter elkaar. Voor gebruikers van screenreaders is dit vervelend lezen.

6.8 Liever geen Shift-Enter

Naar een nieuwe regel gaan, doe je met Enter. Soms gebruiken mensen daarvoor een Shift-Enter, maar dat is meestal niet handig. Met Shift-Enter ga je naar een nieuwe regel, maar blijf je binnen de alinea.

Soms is een Shift-Enter wel handig, als regels echt bij elkaar moeten blijven, zoals bij een adres:

The Internet Academy
Jaarbeursplein 6
3521 AL Utrecht

top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.