Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

6. Kopstijlen, de stijl standaard en andere opmaakstijlen

Een toegankelijk bestand betekent onder andere dat deze semantisch goed is opgemaakt, bijvoorbeeld met kopstijlen voor de koppen en goed gebruik van opsommingen.

6.1 Opmaken van de stijl Standaard

De basis van alle stijlen is de stijl Standaard. Het is belangrijk dat deze goed leesbaar is. Kijk hierbij naar:

  • Lettertype
  • Lettergrootte
  • Regelafstand

Lettertype

Kies een schreefloos lettertype. Een schreefloos lettertype leest nog altijd het beste op een scherm.

Lettergrootte

Veel huisstijlen hebben 9 punts. Een tablet zoals een iPad is ongeveer eenderde kleiner dan een A4. Dus de lettergrootte is voor hen 6 punts, en dat is klein. Kies daarom een redelijk groot lettertype, liefst minimaal 12 punts.

  1. Kies voor Start. Als het goed is zie je dan het lint met de stijlen.
  2. Ga op de stijl Standaard staan en kies met de rechtermuisknop voor Wijzigen ...
  3. Het dialoogscherm Stijl wijzigen opent.
  4. Kies bij Opmaak het lettertype en de grootte. Kies als grootte minimaal 11.

Regelafstand

Tot slot zorg je ook voor een goede regelafstand, ongeveer 125% tot 150% van de lettergrootte. We kiezen vaak 1,3 regel:

  1. Kies linksonder voor Opmaak ▸ Alinea.
  2. Je krijgt opnieuw een dialoogscherm (Alinea).
  3. (Je kunt daar kiezen voor een boven- of ondermarge (afstand voor/na), maar wij laten die meestal op 0.)
  4. Kies bij Regelafstand Enkel ▸ 1,3 regel (Enkel wijzigt dan automatisch naar Meerdere).

6.2 Betekenisvolle titel met stijl Titel

Kies een goede titel en maak deze op met de opmaakstijl Titel.

  1. Ga naar de titel van de pagina.
  2. Kies een titel die begrijpelijk, duidelijk en concreet is.
  3. Selecteer de titel.
  4. Kies uit het lint de stijl Titel.
Voorbeeld:
'Peuteropvang in Delft' is een uitstekende titel. Slechte titels zouden zijn 'Zo doen we dit in Delft' of 'Veilig opgroeien in onze stad'.
Stijl Titel voor de titel van een document

6.3 Kopstijlen voor de koppen

In veel documenten worden (tussen)koppen gebruikt. Met deze koppen geeft de auteur de hiërarchie aan van de informatie. Bij uitgebreidere documenten heb je hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen.

Voordelen van het gebruik van kopstijlen

Voor gebruikers van screenreaders is het gebruik van deze kopstijlen heel belangrijk. Doordat je de kopstijlen gebruikt worden de koppen ook herkend als koppen in hun software.

Zij navigeren met deze koppen. Ze vragen de koppenlijst op en kunnen direct naar het kopje dat ze willen lezen. Zo geven de koppen hen een snel overzicht van de inhoud van het document.

Er zijn meer voordelen van het gebruik van kopstijlen voor koppen:

  1. Zoekmachines gebruiken deze koppen ook om een goed overzicht van de tekst te krijgen. Ze geven extra gewicht aan de teksten in deze koppen.
  2. Je kunt heel makkelijk een inhoudsopgave genereren, die je ook makkelijk kunt bijwerken.
  3. Gebruikers krijgen een uniforme lay-out te zien.

Hiërarchie van koppen in een tekstdocument

De hiërarchie van informatie in een document maak je duidelijk door voor deze koppen de juiste kopstijlen te gebruiken:

  • Hoofdstuk 1 heeft dan een kopstijl 1.
  • Paragraaf 1.1 krijgt een kopstijl 2.

Stel je hebt een document dat gaat over zoogdieren. Een hoofdstuk in dit document is Olifanten. Daarbinnen zijn weer tussenkoppen met de verschillende soorten olifanten, zoals de Afrikaanse olifant. En de paragraaf Afrikaanse olifant kan weer tussenkoppen bevatten (Leefgebied, Voeding enzovoort).

Titel en koppen Stijl in tekstdocument
Zoogdieren Titel
Hst 1. Olifanten Kop 1
§ 1.1 Afrikaanse olifant Kop 2
Voeding Kop 3

Het gebruik van de kopstijlen in een tekstdocument is net even wat anders dan de koppen in een html-bestand. Op een webpagina (html) heeft de titel het opmaakprofiel h1 (heading 1). In een tekstdocument is dit de stijl Titel. De nummering verschilt verder ook steeds 1 niveau.

Opmaken van kopstijlen

In Word vind je de kopstijlen in het lint (in het tabblad Start). Kies Deelvenster stijlen om de kopstijlen te zien als je ze niet in het lint ziet.

Koppen zijn anders van opmaak om ze te onderscheiden van gewone tekst. Ze zijn groter, vet en/of cursief.

De witruimte boven en onder regel je in de kopstijl. Visueel is het belangrijk dat de ruimte boven de kop groter is dan de ruimte onder de kop, zodat duidelijk is dat de kop boven de tekst staat.

Zo maak je de ruimte boven en onder de koppen:

  1. Klik in het lint met de rechtermuisknop op een kopstijl, bijvoorbeeld Kop 1.
  2. Je krijgt het dialoogvenster Stijl wijzigen. Kies onderaan voor Opmaak ▸ Alinea ....
  3. Je krijgt opnieuw een dialoogvenster, Alinea.
  4. Kies bij Afstand voor voor 18 pt.
  5. Kies bij Afstand na voor 6 pt.
  6. Druk een aantal keer op Enter om de dialoogschermen te sluiten.
Tip: gebruik geen lege alinea's boven of onder de koppen. De witruimte regel je in de stijlen zelf.

Controleren van de koppen

  1. Kies via het menu voor BeeldZijbalkNavigatie.
  2. In sommige Word-versies is het Beeld ▸ Navigatiedeelvenster.
  3. Je krijgt dan aan de linkerkant een overzicht van de gebruikte koppen te zien.

6.4 Andere kopstijl voor bijlagen

In grotere documenten heb je soms ook bijlagen. Die zijn eigenlijk van hetzelfde niveau als een kop 1, maar vaak wil je een andere opmaak, bijvoorbeeld in de bijlage geen nummering of een andere nummering.

Inhoudsopgave van een document met hoofdstukken en bijlagen

Dit kun je doen door een nieuwe stijl Bijlage te maken die gebaseerd is op de stijl Kop 1.

Dat gaat als volgt:

  1. Maak een nieuwe stijl aan.
  2. Geef deze de naam Bijlage.
  3. Kies bij Stijl gebaseerd op: voor stijl Kop 1.
  4. Kies Opmaak ▸ Nummering.
  5. Kies een nummeringsstijl.
  6. Kies Aanpassen.
  7. Typ daar vóór de nummering 'Bijlage'.
  8. Klik enkele keren op OK tot je weer terug bent in het document.

Bij het exporteren van dit bestand krijgen zowel de hoofdstukken als de bijlagen een H1-opmaakcode mee. Dus dit wordt ook goed uitgelezen door schermlezers. En het wordt goed geïndexeerd door Google.

Hoofdstuk en bijlage hebben in de pdf allebei een H1-opmaak.

6.5 Foutief gebruik kopstijlen corrigeren

Soms heeft de titel als stijl Kop 1. En dit moet de stijl Titel zijn. Het probleem is vaak dat deze structuur dan in het hele document zit: kop 2 moet kop 1 worden, kop 3 moet kop 2 worden, enzovoort. Hoe kun je dit nu het beste wijzigen?

  1. Wijzig de stijl van de titel van Kop 1 naar Titel.
  2. Kies Wijzig ▸ Zoeken ▸ Geavanceerd zoeken en vervangen.
  3. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik daar op het tabblad Vervangen.
  4. Ga met de cursor naar het veld Zoeken naar.
  5. Klik onderaan in het dialoogvenster Opmaak ▸ Stijl ...
  6. Er verschijnt weer een dialoogvenster Zoeken stijl. Kies daar Kop 2.
  7. Ga met de cursor naar het veld Vervangen door.
  8. Ga naar Opmaak Stijl en kies Kop 1.
  9. Kies Alles vervangen.
  10. Volg deze stappen ook voor rest van de koppen.
  11. Genereer eventueel even een inhoudsopgave om te zien of alle koppen nu goed zijn.

6.6 Een nieuwe stijl aanmaken

Soms is het handig om even een nieuwe stijl aan te maken. Dat kan als volgt:

  1. Klik in het lint met de stijlen rechtsonder op het kleine icoontje met het pijltje naar rechtsonder (zie ook screenshot hieronder).
  2. Daarmee opent het Deelvenster Stijlen.
  3. Kies linksonder voor het icoontje met A+.
  4. Je krijgt een dialoogvenster waarin je een nieuwe stijl kunt maken.

6.7 Inhoudsopgave

Aanmaken en bijwerken

Bij een iets langer document is een inhoudsopgave vaak handig. Als je de koppen hebt opgemaakt met kopstijlen, dan maak je deze heel makkelijk:

  1. Ga naar de plek in het document waar je de inhoudsopgave wil invoegen. Vaak is dat voor het 1e hoofdstuk.
  2. Kies Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave en kies een inhoudsopgave.
  3. Wil je de opmaak van de inhoudsopgave nog aanpassen, dat kan in de stijlen, bijvoorbeeld de stijl Inhopg 1.
  4. Plaats boven de inhoudsopgave de kop Inhoudsopgave. Geef deze GEEN kopstijl, maar kies hiervoor de stijl 'Kop van inhoudsopgave'.

Bij elke wijziging in het document kun je de inhoudsopgave opnieuw bijwerken:

  • Ga via de rechtermuisknop naar Veld bijwerken.
  • Kies dan In zijn geheel bijwerken.

Nog enkele tips:

  • Een inleiding, samenvatting en een voorwoord moeten ook een kop 1 krijgen. En ze horen dus ook in de inhoudsopgave.
  • De inhoudsopgave hoort niet in de inhoudsopgave en heeft daarom ook geen kopstijl.

Aanpassen stijl inhoudsopgave

Het aanpassen van de opmaak van de inhoudsopgave werkt wat anders dan bij de stijlen.

  1. Kies voor Verwijzingen ▸ Inhoudsopgave ▸ Aangepaste inhoudsopgave.
  2. Je krijgt een dialoogscherm 'Inhoudsopgave'.
  3. Kies daar Wijzigen.
  4. Het dialoogscherm 'Stijl' opent.
  5. Daarin zie je de stijlen, zoals Inhopg 1. Selecteer de stijl die je wilt aanpassen en kies voor Wijzigen.

6.8 Opsommingen

Het is belangrijk voor de toegankelijkheid en de vindbaarheid dat opsommingen ook opgemaakt zijn als echte opsommingen.

Maak geen nepopsommingen met bijvoorbeeld 'streepje-spatie' of 'sterretje-spatie':

Features:
* List of headings and optional information about their level and if they break the hierarchical structure
* List of sections with header information and includes optional information about errors in the structure
* By clicking on the headers the document scrolls to the position of the header/section and highlights it

Gebruik de opsommingsopties die Word biedt. Je kunt kiezen tussen een genummerde en een ongenummerde opsomming.

Voorbeeld ongenummerd

Soorten mensapen:

  • Chimpansees
  • Gorillas
  • Orang-oetangs

Voorbeeld genummerd

Zo steek je veilig over:

  1. Kijk eerst naar links of er iets aankomt.
  2. Kijk dan naar rechts.
  3. Kijk nogmaals naar links.
  4. Als er niets aan komt, steek nu over.

6.9 Liever geen lege alinea's of regels

Probeer lege regels en alinea's te voorkomen. Maak witruimte boven en onder alinea's door de stijlen aan te passen, bijvoorbeeld de stijl Standaard.

Incidenteel een extra regel is niet zo'n punt, maar wel meerdere achter elkaar. Voor gebruikers van screenreaders is dit vervelend lezen.

6.10 Liever geen Shift-Enter

Naar een nieuwe regel gaan, doe je met Enter. Soms gebruiken mensen daarvoor een Shift-Enter, maar dat is meestal niet handig. Met Shift-Enter ga je naar een nieuwe regel, maar blijf je binnen de alinea.

Soms is een Shift-Enter wel handig, als regels echt bij elkaar moeten blijven, zoals bij een adres:

The Internet Academy
Europalaan 400 1.O.2
3526 KS Utrecht

top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.