1. Het probleem dat pdf heet

1.1 Zijn al die pdf's op je site nog nodig?

Zo rond 2000 was een website een handige plek waar je alle informatie kon plaatsen, ook al was die informatie niet meer nodig. 'Baat het niet, dan schaadt het niet' was het adagium. Geleidelijk aan is dit beeld totaal anders geworden. Nu weten we dat meer content leidt tot een website waar informatie moeilijker te vinden is en die moeilijker te onderhouden is. Nu is het adagium 'Bij twijfel niet plaatsen.'

Webpagina's zijn geschreven in HTML (Hypertext Markup Language). Daarbij is 'less is more' intussen gemeengoed. Voor pdf lijkt er nog een andere wereld te bestaan. Daar lijkt de retoriek van 20 jaar geleden nog te bestaan: we hebben die pdf toch, dus zet 'm naar online. Met alle gevolgen van dien: ontoegankelijke content, slecht geschreven content, verouderde content, enzovoort.

Gerry McGovern heeft met veel onderzoek overtuigend aangetoond dat minder content leidt tot een website waarbij mensen beter geholpen worden. En dat een kleinere website leidt tot een kleinere belasting van de andere kanalen, zoals mail en telefoon.

Dus stel jezelf bij elke pdf de vraag: hebben de bezoekers van mijn site deze pdf wel echt nodig?

1.2 Van doel naar middel

Stel, je werkt bij de Parkinsonvereniging en je hebt een brochure laten maken over voeding. Moet deze ook op de website komen? Wat hierbij helpt is om te beseffen dat de brochure een middel is tot een doel. Doel zal hier zijn om Parkinson-patiënten en hun omgeving (partners, kinderen, vrienden, professionals) te informeren over welke voeding wel en niet geschikt is.

Krijg je dus de vraag of je de brochure wilt plaatsen, ga dan eerst terug naar het doel. Vervolgens kies je daarvoor de juiste middelen. Vrijwel zeker is het beter om de informatie gewoon als webpagina te plaatsen. En dus niet de brochure. De brochure is niet een geschikt formaat voor online communicatie. Het is moeilijk leesbaar op een mobiel scherm en de content is niet optimaal opgebouwd voor digitaal lezen.

Een ander voorbeeld: je werkt bij Rijkswaterstaat en bent betrokken bij een nieuwe website over de Omgevingswet. Je hebt een prachtige infographic laten maken en je overweegt deze ook op de site te plaatsen. Handig idee? Ga eerst weer terug naar het doel (uitleg geven over de Omgevingswet) en kijk vervolgens welk middel daarvoor geschikt is.

Het online kanaal is in dit geval niet het juiste middel. Een website heeft specifieke kenmerken, waardoor niet elke contentvorm handig is. Mensen bekijken de website ook op een mobiel scherm. Ook op een gewone computer moet de tekst goed leesbaar zijn en moet het contrast voldoende zijn.

Daarom is het waarschijnlijk beter om de informatie van deze infographic gewoon als HTML te plaatsen en de infographic te bewaren voor offline communicatie.

1.3 HTML is beter dan pdf

Pdf staat voor portable document format. Het was bedoeld om bestanden die geprint moesten worden uit te kunnen wisselen via internet of mail. Pdf was niet bedoeld om op een scherm goed te kunnen lezen.

En dat raakt ook de kern van de nadelen van pdf. Het heeft zich in al die jaren niet serieus ontwikkeld voor digitaal gebruik, want daar was het nooit voor bedoeld.

Heel anders is het met HTML. Dat is hét formaat voor online informatie. Dat geldt ook voor CSS, de opmaaktaal voor online content. De technische ontwikkelingen van HTML en CSS gaan razendsnel. In digitale communicatie is HTML of CSS meestal de beste keuze.

1.4 Voor- en nadelen van HTML

Voordelen van HTML zijn:

• Het is makkelijk aanpasbaar
• Het is resizable: content past zich aan aan beeldschermgrootte
• Het is goed uitleesbaar door software, want ook de semantiek en meta-informatie zitten in de code
• Het is ontwikkeld voor digitaal gebruik en heeft daarmee ook alle voordelen voor digitaal gebruik

Maar HTML heeft ook nadelen:

• Een heel boek lezen in HTML is niet handig.
• Opmerkingen bij een tekst plaatsen is niet mogelijk. Er zijn geen goede tools voor.
• Content omzetten naar HTML kan veel tijd kosten.

Alle hierboven genoemde voor- en nadelen gaan over de klant, behalve het laatste nadeel: de tijd. Dat is een argument vanuit de maker. Daarmee is het niet minder valide, maar het is belangrijk dat het daar niet meer gaat om een optimale klantbeleving. Het is daarmee vooral een tijdelijk argument; op termijn moet er een oplossing komen die weer klantgericht is.

1.5 Nadelen van pdf

Pdf heeft veel nadelen:

• Het is moeilijk te onderhouden. Fouten of verouderde informatie zijn niet zo makkelijk te herstellen.
• Het gebruik is ingewikkelder. Dit werpt extra drempels op voor mensen met lage digitale vaardigheden.
• Het vinden van informatie in een pdf is ingewikkelder. Het is moeilijker om de informatie goed te voorzien van metadata.
• Analyse van het gebruik is beperkt. Je kunt bijvoorbeeld niet meten welk hoofdstuk het meest bekeken is.
• Het complexe formaat maakt het ingewikkeld om pdf-bestanden goed geschikt te maken voor mensen met een functiebeperking.

Waarom wordt pdf dan toch veel gebruikt? Het zijn vooral de voordelen voor de makers van de pdf:

• Ze zijn makkelijk en eenvoudig te maken. Druk op de knop in Microsoft Word en je hebt een pdf.
• Vormgeving is bij iedereen hetzelfde.
• Ze zijn makkelijk te delen en te publiceren. Als redacteur hoef je (en kun je) niets anders te doen dan de ontvangen pdf te plaatsen op je website. Niks redigeren.
• Pdf kun je downloaden en offline gebruiken.
• Gebruikers van pdf vinden het plaatsen van commentaar bij een pdf makkelijk.
• Downloaden en printen is eenvoudig.
• Informatie is vaak al beschikbaar in papier, Word of pdf. Pdf kost dan weinig tijd om te publiceren.

Als je een klantgerichte website wilt, zijn sommige argumenten moeilijk vol te houden:

• Eenvoudig te maken? En dan de gebruiker opzadelen met alle nadelen? Dit is een goed voorbeeld van goedkoop = duurkoop. Efficiency bereik je door content klantgericht te maken. Gov.uk spreekt in dit verband over 'Do the hard work to make it simple'.
• Vormgeving hetzelfde? Waarom? Als iemand slechtziend is, wil je toch juist dat hij de tekst kan vergroten en dat tekst een goed contrast heeft?
• Makkelijk te publiceren? En als de content aangepast moet worden?

1.6 Voordelen pdf

Maar er zijn ook voordelen aan pdf voor de gebruiker:

• Pdf kun je downloaden, printen en offline gebruiken.
• Gebruikers van pdf vinden het makkelijk om commentaar te plaatsen bij een pdf.
• Grotere documenten kun je vaak makkelijker lezen als pdf. Je kunt ze offline lezen, je hebt alle informatie bij elkaar in 1 bestand.

Voor de maker heeft het ook voordelen, bijvoorbeeld snelheid. Het omzetten naar HTML kan te veel tijd kosten. Als gemeente is het bijvoorbeeld ondoenlijk om alle ingekomen stukken om te zetten naar HTML. Hetzelfde geldt voor WOB-verzoeken met alle bijlagen.

1.7 Formulieren: liever HTML dan pdf

Een HTML-formulier (webformulier) is bijna altijd een betere keuze dan een pdf-formulier:

1. Responsive
   Een webformulier is responsive en is zo ook geschikt voor mobiel gebruik.
2. Eenvoudiger in gebruik
   Mensen zijn beter bekend met websites. De lay-out en de werking zijn vertrouwd. Een pdf-formulier is voor veel mensen ingewikkelder dan een webformulier.
3. Betere foutcontrole en invoerondersteuning
   Foutcontrole en ondersteuning bij het invullen zijn veel beter te doen. Dit helpt de invuller (klantvriendelijk) en zorgt voor een betere kwaliteit van de gegevens (belangrijk voor de organisatie).
4. Gegevens direct beschikbaar
   Een ingevuld webformulier is digitaal, dus de gegevens zijn meteen al digitaal beschikbaar. Je hoeft ze niet om te zetten of over te tikken.

Maar ja, soms kun je niet anders dan kiezen voor een pdf-formulier. Redenen zijn bijvoorbeeld:

• Een webformulier maken is in de organisatie ingewikkeld en/of tijdrovend, omdat er geen goede software voor beschikbaar is.
• De collega's die de webformulieren maken hebben voorlopig geen tijd.
• 1 of meerdere mensen moeten het formulier ondertekenen en het systeem binnen de organisatie voorziet niet in deze eis.

Kies je voor pdf, maak het formulier dan toegankelijk en zo bruikbaar mogelijk.

1.8 EPUB: alternatief voor pdf

Technisch gezien is er een heel goed alternatief voor pdf, namelijk EPUB. Dit formaat ken je wellicht van de digitale boeken die je kunt kopen bij bol.com of Bruna en kunt lenen bij de bibliotheek.

In feite is EPUB gewoon HTML en CSS en dan ingepakt in een zipbestand. Dat verklaart ook het gebruiksgemak en de toegankelijkheid. EPUB heeft alle voordelen van HTML en CSS.

Probleem met EPUB op dit moment is dat het nog onbekend is. Mensen weten niet hoe ze zo'n bestand op hun computer kunnen openen.

En een EPUB maken is ook nog moeilijk. Het zit standaard nog niet in Microsoft Word.

Sinds kort is er wel een plugin voor Microsoft Word, Getting started with WordToEPUB, ontwikkeld door het DAISY Consortium. Dat is een heel mooie ontwikkeling. Op dit moment is de tool alleen geschikt voor Windows, maar versies voor MacOS en Linux staan gepland.