Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

1. Het probleem dat pdf heet

Pdf is voor digitale informatie onhandig, beperkt en verouderd. Html heeft veel voordelen boven pdf. Toch zijn er situaties waarin pdf toch de beste optie is. En dan is het nodig om de pdf-bestanden zo goed mogelijk geschikt te maken voor digitaal gebruik. En ook voor mensen met een functiebeperking.

Training volgen? Bekijk onze training Word en PDF.

1.1 Zijn al die pdf's op je site nog nodig?

Zo rond 2000 was een website een handige plek waar je alle informatie kon plaatsen, ook al was die informatie niet meer nodig. 'Baat het niet, dan schaadt het niet' was het adagium. Geleidelijk aan is dit beeld totaal anders geworden. Nu weten we dat meer content leidt tot een website waar informatie moeilijker te vinden is en die moeilijker te onderhouden is. Nu is het adagium 'Bij twijfel niet plaatsen.'

Intussen zijn we doordrongen met het top-taken-principe: we plaatsen belangrijkste content prominent op de site en alle content die de kleine taken bedienen laten we liever weg.

Voor gewone webcontent (html) is 'less is more' intussen gemeengoed, maar voor pdf lijkt er nog een andere wereld te bestaan. Daar lijkt de retoriek van 20 jaar geleden nog te bestaan: we hebben die pdf toch, dus zet 'm naar online. Met alle gevolgen van dien: ontoegankelijke content, slecht geschreven content, verouderde content, enzovoort.

Gerry McGovern heeft met veel onderzoek overtuigend aangetoond dat minder content leidt tot een website waarbij mensen beter geholpen worden. En dat een kleinere website leidt tot een kleinere belasting van de andere kanalen, zoals mail en telefoon.

Conclusie: stel bij elke pdf die je plaatst of deze echt wel nodig is voor de bezoekers van jouw site.

1.2 Van doel naar middel

Stel je werkt bij de Parkinsonvereniging en je hebt een brochure laten maken over voeding. Moet deze ook op de website komen? Wat hierbij helpt is om te beseffen dat de brochure een middel is tot een doel. Doel zal hier zijn om Parkinson-patiënten en hun omgeving (partners, kinderen, vrienden, professionals) te informeren over welke voeding wel en niet geschikt is.

Krijg je dus de vraag of je de brochure wilt plaatsen, ga dan eerst terug naar het doel. En vervolgens kies je daarvoor de juiste middelen. Vrijwel zeker is het beter om de informatie gewoon als webpagina te plaatsen. En dus niet de brochure. De brochure is niet een geschikt formaat voor online communicatie. Het zal moeilijk leesbaar zijn op een mobiel scherm en de content zal niet optimaal opgebouwd zijn voor digitaal lezen.

Een ander voorbeeld. Je werkt bij Rijkswaterstaat en bent betrokken bij een nieuwe website over de Omgevingswet. Je hebt een prachtige infographic laten maken en je overweegt deze ook op de site te plaatsen. Handig idee? Ga eerst weer terug naar het doel (uitleg geven over de Omgevingswet) en kijk vervolgens welk middel daarvoor geschikt is.

Het online kanaal (het middel) heeft specifieke kenmerken, waardoor niet elke contentvorm handig is. Mensen moeten de website ook op een mobiel scherm kunnen bekijken. Maar ook op een gewone computer moet de tekst voldoende goed leesbaar zijn. En moet het contrast goed zijn. Een infographic is dan vaak niet handig of hij moet geschikt gemaakt zijn voor online gebruik. Waarschijnlijk is het beter om de informatie van deze infographic gewoon als html te plaatsen. En de infographic te bewaren voor offline communicatie.

1.3 Html is beter dan pdf

Pdf staat voor portable document format. Het was bedoeld om bestanden die geprint moesten worden uit te kunnen wisselen via internet of mail. Pdf was niet bedoeld als formaat om op een scherm goed te kunnen lezen.

En dat raakt ook de kern van de nadelen van pdf. Het heeft zich in al die jaren niet serieus ontwikkeld voor digitaal gebruik.

Heel anders is het met html. Html is hét formaat voor online informatie. Dat geldt ook voor css, de opmaaktaal voor online content. De technische ontwikkelingen van html en css gaan razendsnel en in de meeste gevallen is html/css de beste keuze.

Meer weten?
Inspiratie voor dit hoofdstuk hebben we opgedaan in het uitstekende artikel op gov.uk Why GOV.UK content should be published in HTML and not PDF

1.4 Voor- en nadelen van html

Voordelen van html zijn:

  • Makkelijk aanpasbaar
  • Resizable: content past zich aan aan beeldschermgrootte
  • Goed uitleesbaar door software doordat semantiek en meta-informatie goed te verwerken is
  • Is ontwikkeld voor digitaal gebruik en heeft daarmee ook alle voordelen daarvoor

Maar html heeft ook nadelen:

  • Een heel boek lezen in html is niet handig.
  • Opmerkingen bij een tekst plaatsen is niet mogelijk. Er zijn geen goede tools voor.
  • Content omzetten naar html kan veel tijd kosten.

Alle hierboven genoemd voor- en nadelen gaan over de klant, behalve het laatste nadeel: de tijd. Dat is een argument vanuit de maker. Daarmee is het niet minder valide, maar het is belangrijk dat het daar niet meer gaat om een optimale klantbeleving. Het is daarmee vooral een tijdelijk argument; op termijn moet er een oplossing komen die weer klantgericht is.

1.5 Nadelen van pdf

Pdf heeft veel nadelen:

  • Het is moeilijk te onderhouden. Fouten of verouderde informatie zijn niet zo makkelijk te herstellen.
  • Het gebruik is ingewikkelder. Dit werpt extra drempels op voor mensen met lage digitale vaardigheden.
  • Het vinden van informatie in een pdf is ingewikkelder. Het is moeilijker om de informatie goed te voorzien van metadata.
  • Analyse van het gebruik is beperkt. Je kunt bijvoorbeeld niet meten welk hoofdstuk het meest bekeken is.
  • Het complexe formaat maakt het ingewikkeld om pdf-bestanden goed geschikt te maken voor mensen met een functiebeperking.

Waarom wordt pdf dan toch veel gebruikt. Het zijn vooral de voordelen voor de makers van de pdf:

  • Ze zijn makkelijk en eenvoudig te maken. Druk op de knop in Microsoft Word en je hebt een pdf.
  • Vormgeving is bij iedereen hetzelfde.
  • Ze zijn makkelijk te delen en te publiceren. Als redacteur hoef je (en kun je) niets anders te doen dan de ontvangen pdf te plaatsen op je website. Niks redigeren.
  • Pdf kun je downloaden en offline gebruiken.
  • Gebruikers van pdf vinden het plaatsen van commentaar bij een pdf makkelijk.
  • Downloaden en printen is eenvoudig.
  • Informatie is vaak al beschikbaar in papier, Word of pdf. Pdf kost dan weinig tijd om te publiceren.

Als je een klantgerichte website wilt, zijn sommige argumenten moeilijk vol te houden:

  • Eenvoudig te maken? En dan de gebruiker opzadelen met alle nadelen? Dit is een penny-wise-pound-foolish-oplossing. Effeciency bereik je door content klantgericht te maken. Gov.uk spreekt in dit verband over 'Do the hard thing to make it simple'.
  • Vormgeving hetzelfde? Waarom? Als iemand slechtziend is, wil je toch juist dat hij de tekst kan vergroten en dat tekst een goed contrast heeft?
  • Makkelijk te publiceren? En als de content slecht is?

1.6 Voordelen pdf

Toch zijn er argumenten die stand houden:

  • Pdf kun je downloaden, printen en offline gebruiken.
  • Gebruikers van pdf vinden het plaatsen van commentaar bij een pdf makkelijk.
  • Tijd. Het omzetten naar html kost te veel tijd. Als gemeente is het bijvoorbeeld ondoenlijk om alle ingekomen stukken om te zetten naar html. Idem voor WOB-verzoeken met alle bijlagen.
  • Grotere documenten kun je vaak makkelijker lezen als pdf. Je kunt ze offline lezen, je hebt alle informatie bij elkaar in 1 bestand.

1.7 ePub: alternatief voor pdf, maar nog te weinig ondersteuning

Technisch gezien is er een heel goed alternatief voor pdf, namelijk ePub. Dit formaat ken je wellicht van de digitale boeken die je kunt kopen bij bol.com, Bruna of kunt lenen bij de bibliotheek.

In feite is ePub gewoon html en css en dan ingepakt in een zip-bestand. Dat verklaart ook het gebruiksgemak en de toegankelijkheid; ePub heeft alle voordelen van html/css.

Probleem met ePub op dit moment is dat het voor de meeste mensen ontbreekt aan goede software om een ePub te maken. Vanuit Word is het bijvoorbeeld niet eenvoudig. Ook moet de content geschikt gemaakt worden voor ePub. Op termijn kan ePub pdf voor een groot deel vervangen, maar voorlopig is het nog niet zo ver.

top

Was dit nuttig?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.