Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

17. Handmatige controle en reparatie met Acrobat Pro

De automatische controle van Acrobat Pro vindt slechts een klein deel van de toegankelijkheidsproblemen. Het is een goede eerste stap, maar het grote werk komt pas daarna. En dat doe je met de handmatige controle.

17.1 Stukken tekst in andere taal aanpassen

Taalwissel niet nodig bij 1 of 2 woorden in een andere taal

Als je enkele woorden of zinnen hebt die in een andere taal staan, dan moet je deze 'taalwissel' ook aangeven. Zo leest spraakuitvoer het met de goede uitspraak en kan Google dit ook juist indexeren.

Het liefst zou je deze taalwissels al in het Word-bestand doen, maar helaas verdwijnen die bij de export vanuit Word naar pdf. Je zult het dus altijd in de pdf moeten doen.

Als het maar om 1 of 2 woorden in een andere taal, dan hoef je daar de taal niet van aan te passen. Zo hoef je in het voorbeeld hieronder geen taalwissel toe te passen op het woord 'registry'.

SIDN beschikt hierover, omdat zij de registry vormt van het .nl-domein.

In een document is er een verschil tussen alinea-niveau (block-level-element) en tekenniveau (inline element). Ook in de aanpassing die je in Acrobat doet voor de taalwissel is dit net iets verschillend.

Noot: Acrobat noemt een alinea een paragraaf, maar dat is een onjuiste vertaling van het Engelse woord paragraph. Acrobat heeft wel vaker vertaalproblemen ...

Alinea in een andere taal

  1. Sla het document nog even op. Er is geen 'un-do'-knop bij de wijzigingen die je hieronder gaat doen.
  2. Open het venster Codes.
  3. Selecteer de tekst die in een andere taal moet komen.
  4. Kies Opties ()Code zoeken in selectie.
  5. Kies bij de tag (bijvoorbeeld <P>) voor het rechtermuismenu en kies Eigenschappen.
  6. Er opent een dialoogvenster Objecteigenschappen. Kies hier bij taal voor de juiste taal.
  7. Kies Sluiten.

3 of meer woorden in een andere taal

Tekst apart zetten in span-tag

  1. Open het venster Codes.
  2. Selecteer de alinea waarin de woorden staan, die in een andere taal moeten komen.
  3. Kies Opties ▸ Nieuwe code.
  4. Er opent een dialoogvenster Nieuwe code. Kies hier als type <span>.
  5. Selecteer de nieuwe tag.
  6. Selecteer de woorden die in een andere taal moet komen.
  7. Kies bij opties voor Code maken van selectie.
  8. Kies Sluiten.

Taal instellen

  1. Selecteer nu in het venster Codes de tekst die je net in de span-tag hebt gezet.
  2. Kies Eigenschappen.
  3. Kies bij taal de juiste taal.
  4. Kies Sluiten.

17.2 Controle juist gebruik van kopstijlen

  1. Ga naar Bladwijzers (linkermenu).
  2. Controleer daar de bladwijzers. Kloppen zij met de koppen in het document? Zie uitleg gebruik stijlen.
  3. Controleer het volgende:
    • Titel heeft geen kopstijl, maar bijvoorbeeld de stijl Titel.
    • Juiste hiĆ«rarchie.
    • De 1e kop is een Kop 1.
    • Alle koppen hebben kopstijl
    • Kopstijlen zijn alleen gebruikt voor koppen. Niet voor andere content, zoals een opmerking of ondertitel.

17.3 Controle leesvolgorde

De leesvolgorde controleer je met het venster Codes (in linkermenu). Het venster Volgorde (ook in linkermenu) geeft NIET altijd de juiste volgorde. Ook de leesvolgorde die Adobe Pro en Reader gebruikt bij de functie 'Hardop Lezen' hanteert de volgorde van het venster Volgorde en is dus NIET goed.

Gebruik dus het venster Codes om de juiste leesvolgorde vast te stellen.

Voorbeeld van het venster Codes

De volgorde zie je ook in de Leesvolgorde, onderdeel van het gereedschap Toegankelijkheid (rechtermenu). Dit is dezelfde volgorde als bij de optie Volgorde in het linkermenu en geeft dus ook NIET altijd de juiste volgorde.

Wel handig aan Leesvolgorde is dat je deze aangeeft of iets is gelabeld (cijfer) of niet (geen cijfer). Alleen de gelabelde onderdelen worden door de screenreader voorgelezen.

Wat gaat er vaak mis in een pdf van Word?

  1. In Word zijn tekstvakken gebruikt en die komen op de verkeerde plek terug in de leesvolgorde. Of ze komen helemaal niet terug.
  2. Een kop- of voettekst is niet meegenomen in de leesvolgorde, terwijl dat wel de bedoeling is.
  3. Een kop- of voettekst is wel meegenomen in de leesvolgorde terwijl dat juist niet de bedoeling is.
  4. In de tekst staan voetnoten, terwijl de gebruiker niet van de voetnoot kan springen naar de voetnoottekst en ook niet van de voetnoottekst weer terug naar de voetnoot.
Tip: Je kunt de leesvolgorde altijd 'live' controleren met behulp van een screenreader, zoals JAWS, NVDA (beiden voor Windows) en VoiceOver (op de Mac). Het werken met een screenreader is wel moeilijk om te leren.

17.4 Controleer alternatieve tekst afbeeldingen

  1. Open het venster Toegankelijkheid.
  2. Kies Alternatieve tekst instellen.
  3. Je krijgt een dialoogvenster.
  4. Doorloop alle afbeeldingen:
    • Afbeelding betekenisvol? Voeg een alternatieve tekst toe. De alt-tekst beschrijft wat de afbeelding communiceert.
    • Afbeelding niet informatief? Vink aan Decoratieve figuur.

Een afbeelding is informatief als de afbeelding informatie toevoegt die niet al in de tekst aanwezig is.

Is de afbeelding uitgelegd in de tekst, bijvoorbeeld een grafiek is in tekst ook uitgelegd of onder de tabel staat een grafiek, dan is de afbeelding decoratief.

Let op: alt-teksten die je in Word hebt toegevoegd komen helaas niet altijd (goed) mee in de pdf. Controleer dus altijd nog in Acrobat of de alt-tekst er goed staat.

17.5 Controleer of afbeeldingen terecht decoratief zijn

Als een afbeelding decoratief is gemaakt, zie je die niet terug in het dialoogvenster Alternatieve tekst instellen (zie voorgaande paragraaf). Het kan zijn dat een afbeelding wel informatief is, maar dat deze decoratief gemaakt is. Dit moet je dus controleren.

  1. Open het venster Toegankelijkheid.
  2. Kies Leesvolgorde.
  3. Controleer of alle betekenisvolle afbeeldingen een cijfer hebben Decoratieve afbeeldingen hebben geen cijfer.

17.6 Controleer tabellen

Zie het hoofdstuk over tabellen.

17.7 Controleer opsommingen

In het Codevenster kun je de code van een opsomming controleren.

Voor een opsomming zijn 2 tags nodig

  1. <L> (List): voor de opsomming zelf
  2. <LI> (ListItem): voor een item in de opsomming

Deze beide tags zijn nodig om een toegankelijke opsomming te krijgen.

Er zijn nog 2 andere tags:

  • <Lbl>: list item label
  • <LBody>: list item body

Deze tags zijn niet nodig. Als ze in de pdf staan, kun je ze laten staan.

Pdf kent verder geen aparte tags voor een genummerde en niet-genummerde opsomming (ordered / unordered lists). In beide gevallen is de tag <L>.

Bij een genummerde opsomming komt wel het cijfer mee in de pdf, dus is het niet echt een probleem voor gebruikers van screenreaders.

In het voorbeeld hieronder is de opsomming in Word een genummerd (ordered list). In de pdf is het een ongenummerde opsomming, maar de cijfers voor de nummering zitten wel gewoon in de pdf.

Genummerde opsomming in Word
Dezelfde opsomming in pdf: de stijl is ongenummerd, maar de cijfers staan er wel bij in de tekst

17.8 Opsomming over meerdere pagina's

Als een opsomming over 2 pagina's loopt, dan zal deze meestal als 2 opsommingen in de code van de pdf zitten. Stel dat de opsomming zo is:

  • Olie
  • Bloem
[nieuwe pagina]
  • Gist
  • Zout

In de code in de pdf zie je dit terug als 2 aparte opsommingen; er is 2 x een <L>. Je moet hier dan weer 1 opsomming van maken.

De stappen:

  1. Open het venster Codes.
  2. Selecteer een deel van de opsomming.
  3. Kies in het code-venster voor Code zoeken in selectie.
  4. Ga naar de opsomming op de 2e pagina.
  5. Sleep de opsommingsitems naar de 1e opsomming.
  6. Verwijder de 2e tag <L>

17.9 Controle PDF 1.7 (geen WCAG-eis)

Controle

Er zijn verschillende versies van pdf, zoals 1.4, 1.7 en PDF/A-2a. Een belangrijk onderscheid tussen deze versies is of ze wel of niet een open standaard zijn. Het gebruik van open standaarden is voor overheden verplicht.

Bij pdf zijn de voor overheden verplichte open standaarden: PDF 1.7, PDF/A-1 en PDF/A-2. PDF/A-1 is verouderd en kun je beter daarom niet meer gebruiken. De handigste versie is 1.7. De versies PDF/A-2 en PDF/A-3 zijn nodig als je een bestand wilt archiveren (A staat voor archive). Het maken van een archiveerbare PDF is voor toegankelijkheid niet verplicht.

Microsoft Word 2016/365 slaat de pdf op als 1.7, dus dat is automatisch al goed. Oudere versies van Word gebruiken 1.4, en dat is geen open standaard.

Welke versie in een pdf-bestand gebruikt is kun je vinden bij: BestandEigenschappenBeschrijving. Op dit tabblad Beschrijving staat onder Geavanceerd het kopje PDF-versie. Staat er 1.7, helemaal goed! Staat er een lagere versie, bijvoorbeeld 1.4, dan kun je deze aanpassen.

Aanpassen naar PDF 1.7

  1. Kies BestandOpslaan als ander bestandGeoptimaliseerde pdf.
  2. Kies dan bij Compatibel maken met Acrobat 10.0 of hoger.

17.10 Controle PDF/A

PDF/A is een zogenaamd open formaat dat verplicht is voor overheden. De A in PDF/A staat voor archivering. Als je opslaat als PDF/A sla je in het bestand ook alle lettertypen en andere belangrijke gegevens op, zodat de kans wat groter is dat na 50 jaar het bestand nog gewoon geopend en gelezen kan worden.

Als een pdf is opgeslagen als een PDF/A, dan krijg je bovenaan een balk met daarop de melding:

Dit bestand voldoet aan de PDF/A-standaard en is geopend als alleen-lezen om wijzigingen te voorkomen - Bewerken inschakelen

Als je de pdf bewerkt heb, heb je bewerken natuurlijk ingeschakeld en is het geen PDF/A meer. Wil je daar weer een PDF/A van maken, volg dan deze stappen:

  1. BestandOpslaan als ander bestandPDF-bestand voor archivering (PDF/A).
  2. Kies Instellingen.
  3. Kies daar voor het formaat PDF/A2-a.
  4. Kies OKBewaar.
  5. Er opent opnieuw een dialoogvenster met de vraag of je het bestand wilt vervangen. Kies Vervang.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.