Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

10. Goede leesvolgorde

Informatie in de pdf moet bij spraakuitvoer net zo worden opgelezen als wanneer we de tekst gewoon lezen. Dat stelt verschillende eisen aan de opmaak van de pdf. Zo kun je bijvoorbeeld niet werken met een voetnoot of asterisk.

10.1 Zet geen belangrijke informatie in kop- en voetteksten

In Word 2016 en Word 365 worden de kop- en voetteksten omgezet naar decoratieve content bij de conversie van Word naar pdf. Wij zien de teksten wel, maar ze zijn afwezig voor de screenreader en voor Google. In de termen van Adobe Acrobat zijn het artefacten geworden, ze zijn 'decoratief' gemaakt.

Let op: oudere Word-versies (2013 en ouder) nemen de kop- en voetteksten wel mee bij de conversie naar pdf. In dat geval: overweeg om ze niet te gebruiken, met uitzondering van de paginanummering. Deze moet je dan achteraf in de pdf wel weer decoratief maken.

Dat betekent dat je geen betekenisvolle informatie in de kop- en voetteksten moet zetten. Vaak is dat ook geen zinvolle informatie. Hieronder een voorbeeld waarbij de koptekst 'Maatschappelijke Ontwikkeling | Meedoen naar vermogen' is. Deze valt dus weg bij de conversie naar pdf en dat is juist goed.

Koptekst valt weg bij conversie naar pdf

In het voorbeeld hieronder is de informatie wel betekenisvol. De naam en het adres van de organisatie (Gemeente Delft) staan in de kop. Omdat deze dus voor screenreaders in de pdf verdwijnt, ontbreekt in het document wie de afzender is van het document.

Koptekst met naam en adres van de organisatie (Gemeente Delft)

Er zijn 2 manieren om dit op te lossen:

  1. Haal deze tekst uit de koptekst en zet deze als gewone content op de 1e pagina.
  2. Haal de tekst voor de 1e pagina uit de koptekst en laat de tekst wel staan in de vervolgpagina's.

Oplossing 1 heeft onze voorkeur. Zo verdwijnt het logo en adres op elke pagina in het document en dat is ook een goed idee. Immers, een logo op elke pagina is echt 'papieren'-denken, toch?

Oplossing 2 heeft als voordeel dat de lay-out gelijk blijft. Je maakt dan voor de 2e en volgende pagina's een nieuwe sectie.

Een koptekst verwijder je zo:

  1. Ga in het lint naar Invoegen.
  2. Klik op Koptekst en kies de onderste optie: Koptekst verwijderen.

10.2 Gebruik geen voetnoten of eindnoten

Een voetnoot is een opmerking over een tekst, die onderaan een pagina is geplaatst. Een eindnoot staat aan het eind van het document.

Het probleem in een digitaal document is dat een screenreader niet automatisch naar een voetnoot kan springen. De uitleg in de voetnoot verschijnt daarom niet op de plek waar die bedoeld is, maar ergens midden in de tekst die voorgelezen wordt. En dat geldt ook voor een zoekmachine; ook daarvoor is de tekst onbegrijpelijk geworden.

Eindnoten hebben hetzelfde probleem, evenals asterisken.

Conclusie: gebruik geen voet- en eindnoten en geen asterisken. Alternatieven bespreken we in de volgende paragraaf.

Een voetnoot leidt tot onbegrijpelijke teksten voor screenreaders en zoekmachines

10.3 Alternatieven voor voetnoten en eindnoten

Het meest logische alternatief voor een voet- of eindnoot zou een link zijn. Helaas kun je niet linken naar een andere pagina binnen de pdf, want de gebruiker heeft geen mogelijkheid om terug te springen (er is geen 'back -knop).

Er zijn wel een aantal oplossingen, die we hieronder bespreken.

Oplossing 1. Direct bij de content

Origineel

Minimaal worden de volgende bronnen geraadpleegd:

  • EPPO1-datasheet van het betreffende organisme;
  • EPPO Global Database.

1. European and Mediterranean Plant Protection Organisation

Herschreven zonder voetnoot

Minimaal worden de volgende bronnen geraadpleegd:

  • EPPO-datasheet van het betreffende organisme. (EPPO staat voor European and Mediterranean Plant Protection Organisation)
  • EPPO Global Database

Voor een literatuurverwijzing of bronvermelding is het voldoende om de auteur en het jaar van uitgave tussen haakjes in de gewone tekst op te nemen. De volledige verwijzing zet je vervolgens in de literatuurlijst aan het einde van het document.

Origineel

Vaak gaat het om een eenmalige inventarisatie, bijvoorbeeld voor een publicatie zoals het “1000 flowers” project 9 van de TU Delft.

9. Klaassen R. & H. Schoenmaker (2010). 1000 Flowers International Dimensions to Education. Delft University of Technology.

Herschreven zonder voetnoot

Vaak gaat het om een eenmalige inventarisatie, bijvoorbeeld voor een publicatie zoals het “1000 flowers” project (Klaassen & Schoenmaker, 2010) van de TU Delft.

Oplossing 2. Onder de alinea van de content

Origineel

De volgende categorieën komen op grond hiervan dan ook niet in aanmerking voor het vervoersbeleid:

  • uitzendkrachten1
  • stagiaires
  • vrijwilligers
  • co-assistenten
---

1. Dit zijn degene die via een uitzendbureau werkzaamheden verrichten. Medewerkers die via HR Inhuur personeel werkzaamheden verrichten hebben een dienstverband en vallen dan ook onder het vervoersbeleid. Omdat zij wisselende werkzaamheden verrichten geldt ten aanzien van de IRB-vergoeding wel een wat andere uitwerking hiervan.

Herschreven zonder voetnoot

De volgende categorieën komen op grond hiervan dan ook niet in aanmerking voor het vervoersbeleid:

  • uitzendkrachten
  • stagiaires
  • vrijwilligers
  • co-assistenten

Uitzendkrachten verrichten via een uitzendbureau werkzaamheden. Medewerkers die via HR Inhuur personeel werkzaamheden verrichten hebben een dienstverband en vallen dan ook onder het vervoersbeleid. Omdat zij wisselende werkzaamheden verrichten geldt ten aanzien van de IRB-vergoeding wel een wat andere uitwerking hiervan.

Oplossing 3. Linken naar website

Je kunt een aparte webpagina maken waarop alle links staan. Of je hebt al een site en kunt vanuit de pdf eenvoudig verwijzen naar de content op de site.

Arnhem telt anno 2018 ruim 157.000 inwoners. Het aantal inwoners van Arnhem groeit gestaag sinds 1997. De laatste 10 jaar nam de Arnhemse bevolking gemiddeld met ruim 1.350 inwoners per jaar toe.

Tot 2013 kwam die groei vooral door natuurlijke aanwas: meer geboorte dan sterfte. Sinds 2014 is een positief migratiesaldo (meer vestigers dan vertrekkers) de belangrijkste oorzaak van de bevolkingstoename.

Beide links gaan naar de website Arnhem in cijfers.

Oplossing 4. Voetnoot gebruiken en de pdf nabewerken

Wil je toch graag blijven werken met voetnoten, dan kun je de problemen voor screenreaders oplossen door te zorgen dat de beide elementen van voetnoot naar elkaar linken. Voor eindnoten werkt deze oplossing niet.

Hiervoor open je de pdf in bijvoorbeeld Acrobat Pro en voeg je de links toe:

  1. Link vanaf het voetnootanker naar de voetnoottekst.
  2. Link vanaf de voetnoottekst naar het voetnootanker.

10.4 Vermijd tekstvakken

Gebruik geen tekstvakken. Deze worden vaak gebruikt om een bepaalde tekst te positioneren of om ze extra opmaak te geven, zoals een kader. De plek waar het tekstvak in de leesvolgorde staat is echter onvoorspelbaar.

Voorbeeld van een tekstvak

Een kader om een tekst kun je ook maken met door een nieuwe stijl te maken en die stijl een rand en eventuele andere opmaak mee te geven. Hieronder zie je een voorbeeld: het bovenste kader is opgemaakt met een tekstvak, de onderste met een nieuwe stijl. En er zijn geen verschillen in lay-out.

Bovenste is een tekstvak (niet goed), de onderste is opgemaakt met een nieuwe stijl Kader (wel goed)

Ook kun je een tabel gebruiken als alternatief voor zo'n tekstvak. Gebruik dan geen rijkoppen en kolomkoppen in deze tabel. In het hoofdstuk Tabellen: begrijpelijk en toegankelijk komt dit nog uitgebreider aan bod.

10.5 Afbeeldingen uitlijnen

Als je een afbeelding positioneert dan kan dat ook problemen geven met de leesvolgorde. De plek waar de alternatieve tekst wordt opgelezen kan een hele andere plek zijn dan waar jij de afbeelding hebt geplaatst.

Meer hierover vind je in het hoofdstuk Afbeeldingen, grafieken, kaarten en infographics.

10.6 Leesvolgorde in tabellen

In het hoofdstuk Tabellen: begrijpelijk en toegankelijk stonden we al uitgebreid stil bij tabellen. In het kader van leesvolgorde bespreken we ze hier nog even kort.

Een eenvoudige tabel opgebouwd met kolom- en/of rijkoppen wordt uitstekend opgelezen door een schermlezer. Kijk nog even terug in het hoofdstuk over tabellen hoe je dit precies moet doen.

Ook een tabel die je gebruikt voor lay-out hoeft geen problemen te geven, als je maar zorgt dat de tabel GEEN kolom- en rijkoppen heeft. Hieronder een voorbeeld van zo'n tabel.

Maandag t/m donderdag:9.00 - 18.00 uur
Vrijdag:9.00 - 21.00 uur
Zaterdag:9.00 - 17.00 uur
Zondag:13.00 - 17.00 uur

De screenreader leest de tekst van linksboven naar rechtsonder voor en in bovenstaande tabel is dat goed te begrijpen.

Het gaat mis als cellen samengevoegd worden:

Maandag t/m vrijdag:
En op vrijdag:
9.00 - 18.00 uur
18.00 - 21.00 uur
Zaterdag:9.00 - 17.00 uur
Zondag:13.00 - 17.00 uur

Gebruikers van screenreaders krijgen opgelezen 'Maandag t/m vrijdag: En op vrijdag: 9.00 - 18.00 uur 18.00 - 21.00 uur'. Niet echt begrijpelijk.

10.7 Gebruik geen streamers

Een streamer is een kort fragment uit de tekst zelf, dat midden in de gewone tekst is geplaatst. Doel is de scannende lezer nieuwsgierig te maken, zodat hij het hele artikel gaat lezen. Het is een zinnetje of zelfs alleen maar een zinsdeel. Het komt oorspronkelijk uit de krantenwereld en intussen is het ook algemeen gebruikt in artikelen of brochures.

Het probleem met een streamer is dat deze dus midden in de tekst staat. Een screenreader herkent niet een andere vormgeving. Voor blinde gebruikers (en ook zoekmachines) wordt de tekst zo onbegrijpelijk.

Vermijd daarom liever streamers in digitale content. Wil je het toch, dan moet je deze later in de pdf decoratief maken. En dat is best wel weer bewerkelijk.

top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.