Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

12. Exporteren naar pdf

Als het Word-bestand toegankelijk is opgemaakt kun je er een pdf van maken. Belangrijk is dat zo exporteert dat koppen, tabelopmaak en eventuele andere semantische informatie meeneemt in de pdf.

12.1 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Windows)

  1. Kies Bestand ▸ Opslaan als....
  2. Kies als bestandsindeling pdf.
  3. Kies Opties. Je krijgt een dialoogvenster.
  4. Kies daarin:
    • Bij Paginabereik kies Alles.
    • Bij Wat wilt u publiceren? kies Document.
    • Kies bij Inclusief niet-afdrukbare informatie voor:
      • Bladwijzers maken met: Koppen
      • Documenteigenschappen
      • Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid
    • Kies OK
  5. Kies vervolgens in het 1e scherm voor Opslaan.

De export vanuit de Word 365 genereert een PDF 1.7. Daarmee voldoe je dus ook aan de eis van een open standaard.

12.2 Exporteren vanuit Word 2016 en Word 365 (Mac OS)

  1. Kies Bestand ▸ Opslaan als ....
  2. Kies bij Bestandsindeling voor PDF.
  3. Selecteer het keuzerondje Geschikt voor elektronische distributie en toegankelijkheid (maakt gebruik van Microsoft online-service). Op deze manier worden ook de kopstijlen, tabelkoppen en andere semantische opmaak toegevoegd aan de pdf.

12.3 Exporteren vanuit Word 2013 of eerder (Windows)

  1. Klik op op de Office-knop of op het tabblad Bestand.
  2. Kies bij Opslaan als voor pdf.
  3. Klik op Opties .... Je krijgt opnieuw een dialoogvenster.
  4. Kies bij Paginabereik voor Alles.
  5. Kies bij Wat wilt u publiceren voor Document.
  6. Vink aan:
    • Bladwijzers maken met koppen.
    • Documenteigenschappen
    • Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid
  7. Klik op OK.
  8. Klik op Opslaan.

De PDF-versie die Word 2013 en oudere versies maakt is 1.4. Deze 1.4-versie is een gesloten standaard, maar niet een zogenaamde open standaard. Het gebruik van open standaarden is een eis voor overheden.

Om toch aan deze eis te voldoen heb je de volgende mogelijkheden:

  • Vink bij het Exporteren naar pdf aan 'Voldoet aan PDF/A'. PDF/A is een open standaard.
  • Maak in Acrobat Pro hier alsnog een PDF 1.7 van. 1.7 is ook een open standaard.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.