Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

16. Controle en reparatie in Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro is op dit moment het enige pakket waarmee je pdf's toegankelijk kunt maken. Daarvoor is de nieuwste versie het handigst: versie DC. We gaan uit van pdf-bestanden gemaakt met Microsoft Word. Tabellen bepreken we apart in het hoofdstuk Tabellen in Acrobat Pro.

16.1 Dit is slechts een beknopte uitleg

Het goed begrijpen van de foutmeldingen in Acrobat Pro en de reparaties die vaak nodig zijn is bijzonder complex. In dit hoofdstuk geven wij een minimale uitleg van de controle en de reparatie. Het vergt een apart e-book om dit onderwerp goed te behandelen.

Wil je meer weten over dit onderwerp, bekijk dan de online documentatie van Adobe of volg bij ons de training Toegankelijke pdf met Adobe Acrobat.

16.2 Voorbereiden, controle en reparatie

Bijna altijd moet een pdf achteraf nog worden aangepast. In dit hoofdstuk bespreken we de 3 stappen:

  • Voorbereiden: controleren en eventueel corrigeren van kleine issues
  • Volledige controle op toegankelijkheid
  • Nabewerken: oplossen van de gevonden toegankelijkheidsproblemen

16.3 Opbouw scherm in Acrobat

Hieronder een screenshot van Acrobat Pro. Het scherm bestaat uit 3 delen:

  1. Links het linkermenu met de navigatievensters
  2. Midden het bewerkscherm met het geopende document
  3. Rechts het rechtermenu met de gereedschappen
Screenshot Acrobat DC met 3-deling van het scherm

Instellen linkermenu

Kies Beeld ▸ Tonen/verbergen ▸ Navigatievensters.

Zorg ervoor dat minimaal zichtbaar zijn:

  • Paginaminiaturen
  • Bladwijzers
  • Volgorde
  • Codes

Middenvenster met het pdf-bestand

Het middenvenster toont de pdf, die je aan het bekijken bent.

Gereedschappen

In het rechterdeel van het scherm staan de gereedschappen met onder andere het tabblad Toegankelijkheid. Als je klikt op 'Meer gereedschappen' kun je gereedschappen opnemen in het rechtermenu.

Zet in ieder geval de volgende gereedschappen erbij:

  • Toegankelijkheid
  • Afdrukproductie
  • PDF bewerken

16.4 Voorbereiden controle

Bestandseigenschappen aanpassen

  1. Kies Bestand ▸ Eigenschappen
  2. Je komt in het dialoogscherm Documenteigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad Beschrijving.
  4. Controleer of titel, auteur en onderwerp goed zijn ingevuld.
  5. Ga naar het tabblad Beveiliging.
  6. Kies daar Beveiligingsmethode: Geen beveiliging.
  7. Ga naar het tabblad Weergave bij openen.
  8. Kies daar bij Indeling en vergroting
    • Pagina-indeling: Venster en pagina bladwijzers
    • Zoomfactor: Passende pagina
  9. Kies bij Vensteropties:
    • Venster centreren op scherm
    • Bij tonen: Documenttitel
  10. Zorg dat de opties bij Interface-opties zijn uitgevinkt.
  11. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
  12. Ga naar Leesopties ▸ Taal.
  13. Controleer of de juiste taal is geselecteerd (Nederlands voor een document in het Nederlands). Zo niet, corrigeer het hier.

Documentstructuur gebruiken

Voor pdf-bestanden uit Word is dit niet nodig, vaak wel als de bron InDesign is.

  1. Kies Paginaminiaturen (linkermenu) en selecteer alle pagina's met Ctr-A (Cmd-A voor de Mac).
  2. Rechtermuisknop ▸ Pagina-eigenschappen ...
  3. Kies Documentstructuur gebruiken.

16.5 Controle met Acrobat op toegankelijkheid

Als je de hierboven genoemde voorbereidende stappen hebt gevolgd, kies dan in Acrobat voor de controle op toegankelijkheid. Dit gaat als volgt:

  1. Rechtermenu: Gereedschappen ▸ Toegankelijkheid
  2. Kies Volledige controle.
  3. Bij Opties voor controle is een dropdownmenu met enkele opties:
    • Document
    • Pagina-inhoud
    • Formulieren, tabellen en lijsten
    • Alternatieve tekst en koppen
  4. Controleer of in alle checkboxen een vinkje staat (per categorie), behalve 1 checkbox 'Tabellen moeten een samenvatting bevatten’. Deze is optioneel en wordt bij spraakuitvoer niet altijd voorgelezen.
  5. Als het goed is staan er nu 31 van de 32 opties aangevinkt. Deze instelling bewaart Acrobat; je hoeft dat dus maar 1 keer te doen.
  6. Kies Controle starten.

In het linkermenu verschijnt het resultaat van de controle. Per testcriterium staat een vinkje, kruisje, vraagteken of uitroepteken:

  • Vinkje: goedgekeurd
  • Kruisje: afgekeurd
  • Vraagteken: niet vast te stellen, handmatig onderzoek is nodig is
  • Uitroepteken: testcriterium is overgeslagen

Klikken op een testcriterium brengt je naar de plaats waar het probleem is vastgesteld. Met de rechtermuisknop krijg je een menu met enkele mogelijkheden. Belangrijkste zijn:

  • Goedgekeurd: kies deze als deze goed blijkt na handmatige controle
  • Mislukt: kies deze als deze niet goed blijkt na handmatige controle
  • Uitleggen: handig als je enige uitleg wil
  • Opnieuw controleren
  • Corrigeren: sommige problemen zijn hier mee op te lossen

16.6 Primaire taal

Acrobat kijkt alleen of er een taal is ingesteld, niet of de juiste taal is ingesteld! Krijg je na de controle een groen vinkje bij Primaire taal, controleer dan toch nog de juiste taal via Bestand ▸ Eigenschappen ▸ Geavanceerd ▸ Leesopties ▸ Taal.

Ook als je in Word Nederlands als taal hebt ingesteld, blijkt vaak de taalinstelling in de pdf te staan op Engels. Dit verschilt per Word-versie (en per platform Windows/Mac). Dus eigenlijk altijd even controleren.

16.7 Stukken tekst in andere taal aanpassen

Als je enkele woorden of zinnen hebt die in een andere taal staan, dan moet je deze 'taalwissel' ook aangeven. Zo leest spraakuitvoer het met de goede uitspraak en kan Google dit ook juist indexeren.

Het liefst zou je deze taalwissels al in het Word-bestand doen, maar helaas verdwijnen die bij de export vanuit Word naar pdf. Je zult het dus altijd in de pdf moeten doen.

Als het maar om 1 of 2 woorden in een andere taal, dan hoef je daar de taal niet van aan te passen. Zo hoef je in het voorbeeld hieronder geen taalwissel toe te passen op het woord 'registry'.

SIDN beschikt hierover, omdat zij de registry vormt van het .nl-domein.

In een document is er een verschil tussen alinea-niveau (block-level-element) en tekenniveau (inline element). Ook in de aanpassing die je in Acrobat doet voor de taalwissel is dit net iets verschillend.

Noot: Acrobat noemt een alinea een paragraaf, maar dat is een onjuiste vertaling van het Engelse woord paragraph. Acrobat heeft wel vaker vertaalproblemen ...

Alinea in een andere taal

  1. Sla het document nog even op. Er is geen 'un-do'-knop bij de wijzigingen die je hieronder gaat doen.
  2. Open het venster Codes.
  3. Selecteer de tekst die in een andere taal moet komen.
  4. Kies Opties () ▸ Code zoeken in selectie.
  5. Kies bij de tag (bijvoorbeeld <P>) voor het rechtermuismenu en kies Eigenschappen.
  6. Er opent een dialoogvenster Objecteigenschappen. Kies hier bij taal voor de juiste taal.
  7. Kies Sluiten.

3 of meer woorden in een andere taal

Tekst apart zetten in span-tag

  1. Open het venster Codes.
  2. Selecteer de alinea waarin de woorden staan, die in een andere taal moeten komen.
  3. Kies Opties ▸ Nieuwe code.
  4. Er opent een dialoogvenster Nieuwe code. Kies hier als type <span>.
  5. Selecteer de nieuwe tag.
  6. Selecteer de woorden die in een andere taal moet komen.
  7. Kies bij opties voor Code maken van selectie.
  8. Kies Sluiten.

Taal instellen

  1. Selecteer nu in het venster Codes de tekst die je net in de span-tag hebt gezet.
  2. Kies Eigenschappen.
  3. Kies bij taal de juiste taal.
  4. Kies Sluiten.

16.8 Kleurcontrast en logische leesvolgorde

Ook als alles goed is krijg je altijd minimaal 2 vraagtekens te zien:

  1. Kleurcontrast
  2. Logische leesvolgorde

Deze beide issues moet je handmatig controleren.

Logische leesvolgorde

Logische leesvolgorde controleer je met een screenreader of in Acrobat Pro met het venster Codes.

Let op: de volgorde die je ziet in het venster Volgorde of bij het gereedschap Leesvolgorde is NIET de goede volgorde. Dit is een fout van Acrobat Pro.

Mogelijke problemen:

  • Tekstvakken: worden vaak niet meegenomen in de juiste leesvolgorde
  • Kop- en voetteksten: worden onterecht meegenomen of onterecht niet meegenomen
  • Betekenisvolle afbeeldingen: ze staan in de code op een hele andere plek dan visueel.
  • Verwijzingen via een sterretje of via een voetnoot

Contrast meten met Acrobat Pro

  1. Kies gereedschap PDF bewerken.
  2. Selecteer tekst.
  3. Klik op het kleurvakje.
  4. Schrijf de RGB-waarde op. Dat zijn 3 getallen die staan bij Rood, Groen en Blauw.
  5. Google op 'rgb to hex'.
  6. Kies dan een tool en voer daar de RGB-waarde in. Je krijgt dan direct de hexadecimale waarde.
  7. Schrijf de hexidecimale code op.
  8. Controleer met bijvoorbeeld Luminosity Colour Contrast Ratio Analyser

 of Contrast Checker van WebAIM.

16.9 Tabvolgorde

In pdf-bestanden vanuit Word krijg je nog vaak de foutmelding Tabvolgorde - Mislukt. Dat betekent dat de documentstructuur niet is gebruikt. Kies via de rechtermuisknop voor Corrigeren.

16.10 Handmatige controle

Als je denkt dat je klaar bent na deze automatische controle, helaas. Er kunnen nog steeds veel problemen inzitten. Doe dus altijd een handmatige controle:

  1. Zijn de kopstijlen goed gebruikt?
  2. Hebben betekenisvolle afbeeldingen een beschrijvende alt-tekst?
  3. Zijn niet-informatieve afbeeldingen gemarkeerd als decoratief?
  4. Is de leesvolgorde juist? Denk aan gebruik van tekstvakken, voetnoten en kop- en voetteksten.
  5. Zijn tabellen juist opgemaakt?

In de volgende paragrafen bespreken we deze controles.

16.11 Controle juist gebruik van kopstijlen

  1. Ga naar Bladwijzers (linkermenu).
  2. Controleer daar de bladwijzers. Kloppen zij met de koppen in het document? Zie uitleg gebruik stijlen.
  3. Controleer het volgende:
    • Titel heeft geen kopstijl, maar bijvoorbeeld de stijl Titel.
    • Juiste hiërarchie.
    • De 1e kop is een Kop 1.
    • Alle koppen hebben kopstijl
    • Kopstijlen zijn alleen gebruikt voor koppen. Niet voor andere content, zoals een opmerking of ondertitel.

16.12 Controle leesvolgorde

De leesvolgorde controleer je met het venster Codes (in linkermenu). Het venster Volgorde (ook in linkermenu) geeft NIET altijd de juiste volgorde. Ook de leesvolgorde die Adobe Pro en Reader gebruikt bij de functie 'Hardop Lezen' hanteert de volgorde van het venster Volgorde en is dus NIET goed.

Gebruik dus het venster Codes om de juiste leesvolgorde vast te stellen.

Voorbeeld van het venster Codes

De volgorde zie je ook in de Leesvolgorde, onderdeel van het gereedschap Toegankelijkheid (rechtermenu). Dit is dezelfde volgorde als bij de optie Volgorde in het linkermenu en geeft dus ook NIET altijd de juiste volgorde.

Wel handig aan Leesvolgorde is dat je deze aangeeft of iets is gelabeld (cijfer) of niet (geen cijfer). Alleen de gelabelde onderdelen worden door de screenreader voorgelezen.

Wat gaat er vaak mis in een pdf van Word?

  1. In Word zijn tekstvakken gebruikt en die komen op de verkeerde plek terug in de leesvolgorde. Of ze komen helemaal niet terug.
  2. Een kop- of voettekst is niet meegenomen in de leesvolgorde, terwijl dat wel de bedoeling is.
  3. Een kop- of voettekst is wel meegenomen in de leesvolgorde terwijl dat juist niet de bedoeling is.
  4. In de tekst staan voetnoten, terwijl de gebruiker niet van de voetnoot kan springen naar de voetnoottekst en ook niet van de voetnoottekst weer terug naar de voetnoot.
Tip: Je kunt de leesvolgorde altijd 'live' controleren met behulp van een screenreader, zoals JAWS, NVDA (beiden voor Windows) en VoiceOver (op de Mac). Het werken met een screenreader is wel moeilijk om te leren.

16.13 Controleer afbeeldingen

Betekenisvolle afbeeldingen moeten een alternatieve tekst hebben. Zoals een logo bovenaan een document.

Een afbeelding die geen extra informatie overbrengt, kun je decoratief maken. In Acrobat heet zo'n decoratief element een artefact (artefact in het Engels).

Controleren van de alternatieve tekst Open het venster Volgorde. Alles wat geen nummer heeft zit niet in de leesvolgorde

16.14 Tekst of afbeelding decoratief (artefact) maken

  1. Open het gereedschap Toegankelijkheid.
  2. Kies Leesvolgorde.
  3. Ga naar een afbeelding of tekst die je decoratief wilt maken en selecteer deze door er een rechthoek omheen te trekken.
  4. Klik in het dialoogvenster Leesvolgorde op Achtergrond/Artefact.
  5. Klik op Sluiten.

Let op: Gebruik NIET Alternatieve tekst instellen (zit in het gereedschap Toegankelijkheid). Deze optie is onbetrouwbaar.

16.15 Controleer tabellen

Er zijn 2 manieren om een tabel te controleren en aan te passen:

  • Via Leesvolgorde (rechtermenu)
  • Via Codes (linkermenu)

Via Leesvolgorde controleren en aanpassen

De 1e stap is het controleren van de opmaak van de tabel:

  1. Kies in het rechtermenu Toegankelijkheid.
  2. Kies Leesvolgorde.
  3. Vink aan Groepen met pagina-inhoud weergeven.
  4. Bij tabellen staat het woord Tabel en een kruis door de tabel.
  5. Beweeg de muis zodat je op de tabel staat en kies met de rechtermuisknop voor Tabeleditor.
  6. Als het goed is, zie je dan bij elke cel of het een TH (table header: rij- of kolomkop) of een TD (table data: gegevenscel) is.
  7. Zo niet, kies dan in het rechtermenu voor Opties tabeleditor en vink aan Celtype weergeven.

Je kunt nu de celtypen aanpassen:

  1. Klik op een cel.
  2. Kies Rechtermuisknop ▸ Eigenschappen van een tabelcel.
  3. Kies dan voor het type dat je nodig hebt: kopcel of gegevenscel.
  4. Is het een kopcel, geef dan ook het bereik aan (rij of kolom).

Via Codes controleren en aanpassen

  1. Ga naar het venster Codes en zoek een tabel.
  2. Bekijk welke koppen in de tabel nodig zijn.
  3. Bekijk in de code of de koppen ook aanwezig zijn met TH-tags.
  4. Wijzigen TD naar TH:
    • Ga naar de code van de tabel en klap deze open totdat je bij de TH bent.
    • Rechtermuisknop ▸ Eigenschappen ...
    • Klik op de dropdown en kies Cel met tabelkop
    • Kies Sluiten.

Voor complexe tabellen zie PDF20: Using Adobe Acrobat Pro's Table Editor to repair mistagged tables.

16.16 Controleer opsommingen

In het Codevenster kun je de code van een opsomming controleren.

Voor een opsomming zijn 2 tags nodig

  1. <L> (List): voor de opsomming zelf
  2. <LI> (ListItem): voor een item in de opsomming

Deze beide tags zijn nodig om een toegankelijke opsomming te krijgen.

Er zijn nog 2 andere tags:

  • <Lbl>: list item label
  • <LBody>: list item body

Deze tags zijn niet nodig. Als ze in de pdf staan, kun je ze laten staan.

Pdf kent verder geen aparte tags voor een genummerde en niet-genummerde opsomming (ordered / unordered lists). In beide gevallen is de tag <L>.

De tags <L> en <LI> zijn nodig, de tag <LBody> is niet nodig.

16.17 Controle PDF 1.7 (geen WCAG-eis)

Controle

Er zijn verschillende versies van pdf, zoals 1.4, 1.7 en PDF/A-2a. Een belangrijk onderscheid tussen deze versies is of ze wel of niet een open standaard zijn. Het gebruik van open standaarden is voor overheden verplicht.

Bij pdf zijn de voor overheden verplichte open standaarden: PDF 1.7, PDF/A-1 en PDF/A-2. PDF/A-1 is verouderd en kun je beter daarom niet meer gebruiken. De handigste versie is 1.7. De versies PDF/A-2 en PDF/A-3 zijn nodig als je een bestand wilt archiveren (A staat voor archive). Het maken van een archiveerbare PDF is voor toegankelijkheid niet verplicht.

Microsoft Word 2016/365 slaat de pdf op als 1.7, dus dat is automatisch al goed. Oudere versies van Word gebruiken 1.4, en dat is geen open standaard.

Welke versie in een pdf-bestand gebruikt is kun je vinden bij: Bestand ▸ Eigenschappen ▸ Beschrijving. Op dit tabblad Beschrijving staat onder Geavanceerd het kopje PDF-versie. Staat er 1.7, helemaal goed! Staat er een lagere versie, bijvoorbeeld 1.4, dan kun je deze aanpassen.

Aanpassen naar PDF 1.7

  1. Kies Bestand ▸ Opslaan als ander bestand ▸ Geoptimaliseerde pdf.
  2. Kies dan bij Compatibel maken met Acrobat 10.0 of hoger.

16.18 Gecodeerde annotaties

Met deze mystieke bewoordingen krijg je soms een foutmelding terug 'Gecodeerde annotaties: mislukt'. Het gaat hier meestal om hyperlinks. De oplossing is vaak om de webkoppelingen te verwijderen. Die blijven dan nog gewoon werken, maar de foutmelding is verdwenen.

  1. Kies het gereedschap PDF bewerken.
  2. Kies dan bij Koppeling ▸ Verwijder webkoppelingen.

16.19 PDF/A

PDF/A is een zogenaamd open formaat dat verplicht is voor overheden. De A in PDF/A staat voor archivering. Als je opslaat als PDF/A sla je in het bestand ook alle lettertypen en andere belangrijke gegevens op, zodat de kans wat groter is dat na 50 jaar het bestand nog gewoon geopend en gelezen kan worden.

Als een pdf is opgeslagen als een PDF/A, dan krijg je bovenaan een balk met daarop de melding:

Dit bestand voldoet aan de PDF/A-standaard en is geopend als alleen-lezen om wijzigingen te voorkomen - Bewerken inschakelen

Als je de pdf bewerkt heb, heb je bewerken natuurlijk ingeschakeld en is het geen PDF/A meer. Wil je daar weer een PDF/A van maken, volg dan deze stappen:

  1. Bestand ▸ Opslaan als ander bestand ▸ PDF-bestand voor archivering (PDF/A).
  2. Kies Instellingen.
  3. Kies daar voor het formaat PDF/A2-a.
  4. Kies OK ▸ Bewaar.
  5. Er opent opnieuw een dialoogvenster met de vraag of je het bestand wilt vervangen. Kies Vervang.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.