Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

15. Controle en reparatie in Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro is op dit moment het enige pakket waarmee je pdf's toegankelijk kunt maken. Daarvoor is de nieuwste versie het handigst: versie DC. We gaan uit van pdf-bestanden gemaakt met Microsoft Word. Tabellen bepreken we apart in het hoofdstuk Tabellen in Acrobat Pro.

15.1 Dit is slechts een beknopte uitleg

Het goed begrijpen van de foutmeldingen in Acrobat Pro en de reparaties die vaak nodig zijn is bijzonder complex. In dit hoofdstuk geven wij een minimale uitleg van de controle en de reparatie. Het vergt een apart e-book om dit onderwerp goed te behandelen.

Wil je meer weten over dit onderwerp, bekijk dan de online documentatie van Adobe of volg bij ons de training Toegankelijke pdf met Adobe Acrobat.

15.2 Voorbereiden, volledige controle en reparatie

Bijna altijd moet een pdf achteraf nog worden aangepast. In dit hoofdstuk bespreken we de 3 stappen:

  • Voorbereiden: controleren en eventueel corrigeren van kleine issues
  • Volledige controle op toegankelijkheid
  • Nabewerken: oplossen van de gevonden toegankelijkheidsproblemen

15.3 Opbouw scherm in Acrobat

Hieronder een screenshot van Acrobat Pro. Het scherm bestaat uit 3 delen:

  1. Links het linkermenu met de navigatievensters
  2. Midden het bewerkscherm met het geopende document
  3. Rechts het rechtermenu met de gereedschappen
Screenshot Acrobat DC met 3-deling van het scherm

Instellen linkermenu

Kies Beeld ▸ Tonen/verbergen ▸ Navigatievensters.

Zorg ervoor dat minimaal zichtbaar zijn:

  • Paginaminiaturen
  • Bladwijzers
  • Volgorde
  • Codes

Middenvenster met het pdf-bestand

Het middenvenster toont de pdf, die je aan het bekijken bent.

Gereedschappen

In het rechterdeel van het scherm staan de gereedschappen met onder andere het tabblad Toegankelijkheid. Als je klikt op 'Meer gereedschappen' kun je gereedschappen opnemen in het rechtermenu.

Zet in ieder geval de volgende gereedschappen erbij:

  • Toegankelijkheid
  • Afdrukproductie

15.4 Voorbereiden volledige controle

Bestandseigenschappen aanpassen

  1. Kies Bestand ▸ Eigenschappen
  2. Je komt in het dialoogscherm Documenteigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad Beschrijving.
  4. Controleer of titel, auteur, onderwerp goed zijn ingevuld.
  5. Is de pdf met Word gemaakt, dan is het onderwerp ingekort tot 80 tekens. Zorg dat het onderwerp niet te kort is. Je hebt ruimte tot zeker 155 tekens.
  6. Ga naar het tabblad Weergave bij openen.
  7. Kies daar bij Indeling en vergroting
    • Pagina-indeling: Venster en pagina bladwijzers
    • Zoomfactor: Passende pagina
  8. Kies bij Vensteropties:
    • Venster centreren op scherm
    • Bij tonen: Documenttitel
  9. Zorg dat de opties bij Interface-opties zijn uitgevinkt.
  10. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
  11. Ga naar Leesopties ▸ Taal.
  12. Controleer of de juiste taal is geselecteerd (Nederlands voor een document in het Nederlands). Zo niet, corrigeer het hier.

Documentstructuur gebruiken

Voor pdf-bestanden uit Word is dit niet nodig, vaak wel als de bron InDesign is.

  1. Kies Paginaminiaturen (linkermenu) en selecteer alle pagina's met Ctr-A (Cmd-A voor de Mac).
  2. Rechtermuisknop ▸ Pagina-eigenschappen ...
  3. Kies Documentstructuur gebruiken.

15.5 Volledige controle op toegankelijkheid

Als je de hierboven genoemde voorbereidende stappen hebt gevolgd, kies dan voor een volledige controle op toegankelijkheid. Dit gaat als volgt:

  1. Rechtermenu: Gereedschappen ▸ Toegankelijkheid
  2. Kies Volledige controle.
  3. Bij Opties voor controle is een dropdownmenu met enkele opties:
    • Document
    • Pagina-inhoud
    • Formulieren, tabellen en lijsten
    • Alternatieve tekst en koppen
  4. Controleer of in alle checkboxen een vinkje staat (per categorie), behalve 1 checkbox 'Tabellen moeten een samenvatting bevatten’. Deze is optioneel en wordt bij spraakuitvoer niet altijd voorgelezen.
  5. Als het goed is staan er nu 31 van de 32 opties aangevinkt. Deze instelling bewaart Acrobat; je hoeft dat dus maar 1 keer te doen.
  6. Kies Controle starten.

In het linkermenu verschijnt het resultaat van de controle. Per testcriterium staat een vinkje, kruisje, vraagteken of uitroepteken:

  • Vinkje: goedgekeurd
  • Kruisje: afgekeurd
  • Vraagteken: niet vast te stellen, handmatig onderzoek is nodig is
  • Uitroepteken: testcriterium is overgeslagen

Klikken op een testcriterium brengt je naar de plaats waar het probleem is vastgesteld. Met de rechtermuisknop krijg je een menu met enkele mogelijkheden. Belangrijkste zijn:

  • Goedgekeurd: kies deze als deze goed blijkt na handmatige controle
  • Mislukt: kies deze als deze niet goed blijkt na handmatige controle
  • Uitleggen: handig als je enige uitleg wil
  • Opnieuw controleren
  • Corrigeren: sommige problemen zijn hier mee op te lossen

15.6 Primaire taal

Acrobat kijkt alleen of er een taal is ingesteld, niet of de juiste taal is ingesteld! Krijg je na de controle een groen vinkje bij Primaire taal, controleer dan toch nog de juiste taal via Bestand ▸ Eigenschappen ▸ Geavanceerd ▸ Leesopties ▸ Taal.

Ook als je in Word Nederlands als taal hebt ingesteld, blijkt vaak de taalinstelling in de pdf te staan op Engels. Dit verschilt per Word-versie (en per platform Windows/Mac). Dus eigenlijk altijd even controleren.

15.7 Kleurcontrast en logische leesvolgorde

Ook als alles goed is krijg je altijd minimaal 2 vraagtekens te zien:

  1. Kleurcontrast
  2. Logische leesvolgorde

Deze beide issues moet je handmatig controleren.

Logische leesvolgorde controleer je met een screenreader of in Acrobat Pro met het venster Codes.

Let op: de volgorde die je ziet in het venster Volgorde of bij het gereedschap Leesvolgorde is NIET de goede volgorde. Dit is een fout van Acrobat Pro.

Mogelijke problemen:

  • Onvoldoende contrast (uitleg contrast-eisen). Controleer dit met Colour Contrast Analyzer.
  • Bij Logische leesvolgorde:
    • Tekstvakken: worden vaak niet meegenomen in de juiste leesvolgorde
    • Kop- en voetteksten: worden onterecht meegenomen of onterecht niet meegenomen
    • Verwijzingen via een sterretje of via een voetnoot

15.8 Tabvolgorde

In pdf-bestanden vanuit Word krijg je nog vaak de foutmelding Tabvolgorde - Mislukt. Dat betekent dat de documentstructuur niet is gebruikt. Kies via de rechtermuisknop voor Corrigeren.

15.9 Handmatige controle

Als je denkt dat je klaar bent na deze automatische controle, helaas. Er kunnen nog steeds veel problemen inzitten. Doe dus altijd een handmatige controle:

  1. Zijn de kopstijlen goed gebruikt?
  2. Hebben betekenisvolle afbeeldingen een beschrijvende alt-tekst?
  3. Zijn niet-informatieve afbeeldingen gemarkeerd als decoratief?
  4. Is de leesvolgorde juist? Denk aan gebruik van tekstvakken, voetnoten en kop- en voetteksten.
  5. Zijn tabellen juist opgemaakt?

In de volgende paragrafen bespreken we deze controles.

15.10 Controle juist gebruik van kopstijlen

  1. Ga naar Bladwijzers (linkermenu).
  2. Controleer daar de bladwijzers. Kloppen zij met de koppen in het document? Zie uitleg gebruik stijlen.
  3. Controleer het volgende:
    • Titel heeft geen kopstijl, maar bijvoorbeeld de stijl Titel.
    • Juiste hiërarchie.
    • De 1e kop is een Kop 1.
    • Alle koppen hebben kopstijl
    • Kopstijlen zijn alleen gebruikt voor koppen. Niet voor andere content, zoals een opmerking of ondertitel.

15.11 Controle leesvolgorde

De leesvolgorde controleer je met het venster Codes (in linkermenu). Het venster Volgorde (ook in linkermenu) geeft NIET altijd de juiste volgorde. Ook de leesvolgorde die Adobe Pro en Reader gebruikt bij de functie 'Hardop Lezen' hanteert de volgorde van het venster Volgorde en is dus NIET goed.

Gebruik dus het venster Codes om de juiste leesvolgorde vast te stellen.

Voorbeeld van het venster Codes

De volgorde zie je ook in de Leesvolgorde, onderdeel van het gereedschap Toegankelijkheid (rechtermenu). Dit is dezelfde volgorde als bij de optie Volgorde in het linkermenu en geeft dus ook NIET altijd de juiste volgorde.

Wel handig aan Leesvolgorde is dat je deze aangeeft of iets is gelabeld (cijfer) of niet (geen cijfer). Alleen de gelabelde onderdelen worden door de screenreader voorgelezen.

Wat gaat er vaak mis in een pdf van Word?

  1. In Word zijn tekstvakken gebruikt en die komen op de verkeerde plek terug in de leesvolgorde. Of ze komen helemaal niet terug.
  2. Een koptekst is niet meegenomen in de leesvolgorde, terwijl dat wel de bedoeling is.
  3. Een kop of voettekst is wel meegenomen in de leesvolgorde terwijl dat juist niet de bedoeling is.
  4. In de tekst staan voetnoten, terwijl de gebruiker niet van de voetnoot terug kan springen naar de tekst waar het cijfer van de voetnoot staat.
Tip: Je kunt de leesvolgorde altijd 'live' controleren met behulp van een screenreader, zoals JAWS, NVDA (beiden voor Windows) en VoiceOver (op de Mac). Het werken met een screenreader is wel moeilijk om te leren.

15.12 Controleer afbeeldingen

Betekenisvolle afbeeldingen moeten een alternatieve tekst hebben. Zoals een logo bovenaan een document.

Een afbeelding die geen extra informatie overbrengt, kun je decoratief maken. In Acrobat heet zo'n decoratief element een artefact (artefact in het Engels).

Controleren van de alternatieve tekst Open het venster Volgorde. Alles wat geen nummer heeft zit niet in de leesvolgorde

15.13 Controleer hyperlinks

Controleer alle links in de pdf. Je kunt dit checken met de gratis tool PowerMapper. De pdf moet wel online staan om deze te kunnen testen.

15.14 Controleer opsommingen

In het Codevenster kun je de code van een opsomming controleren.

Voor een opsomming zijn 2 tags nodig

  1. <L> (List): voor de opsomming zelf
  2. <LI> (ListItem): voor een item in de opsomming

Deze beide tags zijn nodig om een toegankelijke opsomming te krijgen.

Er zijn nog 2 andere tags:

  • <Lbl>: list item label
  • <LBody>: list item body

Deze tags zijn niet nodig. Als ze in de pdf staan, kun je ze laten staan.

Pdf kent verder geen aparte tags voor een genummerde en niet-genummerde opsomming (ordered / unordered lists). In beide gevallen is de tag <L>.

De tags <L> en <LI> zijn nodig, de tag <LBody> is niet nodig.

15.15 Controleer of pdf versie 1.7 is (geen WCAG-eis)

Controle

Er zijn verschillende versies van pdf, zoals 1.4, 1.7 en PDF/A-2a. Een belangrijk onderscheid tussen deze versies is of ze wel of niet een open standaard zijn. Het gebruik van open standaarden is voor overheden verplicht.

Bij pdf zijn de voor overheden verplichte open standaarden: PDF 1.7, PDF/A-1 en PDF/A-2. PDF/A-1 is verouderd en kun je beter daarom niet meer gebruiken. De handigste versie is 1.7. De versies PDF/A-2 en PDF/A-3 zijn nodig als je een bestand wilt archiveren (A staat voor archive). Het maken van een archiveerbare PDF is voor toegankelijkheid niet verplicht.

Microsoft Word 2016/365 slaat de pdf op als 1.7, dus dat is automatisch al goed. Oudere versies van Word gebruiken 1.4, en dat is geen open standaard.

Welke versie in een pdf-bestand gebruikt is kun je vinden bij: Bestand ▸ Eigenschappen ▸ Beschrijving. Op dit tabblad Beschrijving staat onder Geavanceerd het kopje PDF-versie. Staat er 1.7, helemaal goed! Staat er een lagere versie, bijvoorbeeld 1.4, dan kun je deze aanpassen.

Aanpassen naar PDF 1.7

  1. Kies Bestand ▸ Opslaan als ander bestand ▸ Geoptimaliseerde pdf.
  2. Kies dan bij Compatibel maken met Acrobat 10.0 of hoger.

15.16 Gecodeerde annotaties

Met deze mystieke bewoordingen krijg je soms een foutmelding terug 'Gecodeerde annotaties: mislukt'. Het gaat hier meestal om hyperlinks. De oplossing is vaak om de webkoppelingen te verwijderen. Die blijven dan nog gewoon werken, maar de foutmelding is verdwenen.

  1. Kies het gereedschap PDF bewerken.
  2. Kies dan bij Koppeling ▸ Verwijder webkoppelingen.
top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.