Omslag van 'Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word'

11. Controle en reparatie in Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro is op dit moment het enige pakket waarmee je pdf's toegankelijk kunt maken. Daarvoor is de nieuwste versie het handigst: versie DC. We gaan uit van pdf-bestanden gemaakt met Microsoft Word. Dit hoofdstuk is nieuw: feedback is welkom!

Training volgen? Bekijk onze training Toegankelijke pdf met Adobe Acrobat.

11.1 Leeswaarschuwing: slechts beknopte uitleg

Het goed begrijpen van de foutmeldingen in Acrobat Pro en de reparaties die vaak nodig zijn is bijzonder complex. In dit hoofdstuk geven wij een minimale uitleg van de controle en de reparatie. Het vergt een apart e-book om dit onderwerp goed te behandelen.

Wil je meer weten over dit onderwerp, bekijk dan de online documentatie van Adobe of volg bij ons de training Toegankelijke pdf met Adobe Acrobat.

Verder kent Acrobat geen 'herstel'-knop. Maak je een aanpassing en was die niet goed, dan kun je niet een stap terug. Sla daarom tijdens het aanpassen van de pdf regelmatig nieuwe versies op.

11.2 Voorbereiden, volledige controle en reparatie

Bijna altijd moet een pdf achteraf nog worden aangepast. In dit hoofdstuk bespreken we de 3 stappen:

  • Voorbereiden: controleren en eventueel corrigeren van kleine issues
  • Volledige controle op toegankelijkheid
  • Nabewerken: oplossen van de gevonden toegankelijkheidsproblemen

11.3 Opbouw scherm in Acrobat

Hieronder een screenshot van Acrobat Pro. Het scherm bestaat uit 3 delen:

  1. Links het linkermenu met de navigatievensters
  2. Midden het bewerkscherm met het geopende document
  3. Rechts het rechtermenu met de gereedschappen
Screenshot Acrobat DC met 3-deling van het scherm

Instellen linkermenu

Kies Beeld ▸ Tonen/verbergen ▸ Navigatievensters.

Zorg ervoor dat minimaal zichtbaar zijn:

  • Paginaminiaturen
  • Bladwijzers
  • Volgorde
  • Codes

Middenvenster met het pdf-bestand

Het middenvenster toont de pdf, die je aan het bekijken bent.

Gereedschappen

In het rechterdeel van het scherm staan de gereedschappen met onder andere het tabblad Toegankelijkheid. Als je klikt op 'Meer gereedschappen' kun je gereedschappen opnemen in het rechtermenu.

Meer gereedschappen

Zet in ieder geval de volgende gereedschappen erbij:

  • Toegankelijkheid
  • Afdrukproductie

11.4 Voorbereiden volledige controle

Bestandseigenschappen aanpassen

  1. Kies Bestand ▸ Eigenschappen
  2. Je komt in het dialoogscherm Documenteigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad Beschrijving.
  4. Controleer of titel, auteur, onderwerp goed zijn ingevuld.
  5. Ga naar het tabblad Weergave bij openen.
  6. Kies daar bij Indeling en vergroting
    • Pagina-indeling: Eén pagina
    • Zoomfactor: Passende pagina
  7. Kies bij Vensteropties:
    • Venster centreren op scherm
    • Bij tonen: Documenttitel
  8. Zorg dat de opties bij Interface-opties zijn uitgevinkt.
  9. Ga naar het tabblad Geavanceerd.
  10. Ga naar Leesopties ▸ Taal.
  11. Controleer of de juiste taal is geselecteerd (Nederlands voor een document in het Nederlands). Zo niet, corrigeer het hier.

Documentstructuur gebruiken

Voor pdf-bestanden uit Word is dit niet nodig, vaak wel als de bron InDesign is.

  1. Kies Paginaminiaturen (linkermenu) en selecteer alle pagina's met Ctr-A (Cmd-A voor de Mac).
  2. Rechtermuisknop ▸ Pagina-eigenschappen ...
  3. Kies Documentstructuur gebruiken.

11.5 Volledige controle op toegankelijkheid

Als je de hierboven genoemde voorbereidende stappen hebt gevolgd, kies dan voor een volledige controle op toegankelijkheid. Dit gaat als volgt:

  1. Rechtermenu: Gereedschappen ▸ Toegankelijkheid
  2. Kies Volledige controle.
  3. Controleer of in alle checkboxen een vinkje staat (per categorie), behalve 1 checkbox 'Tabellen moeten een samenvatting bevatten’. Deze is optioneel en wordt bij spraakuitvoer niet altijd voorgelezen.
  4. Kies Controle starten.

In het linkermenu verschijnt het resultaat van de controle. Per testcriterium staat een vinkje, kruisje, vraagteken of uitroepteken:

  • Vinkje: goedgekeurd
  • Kruisje: afgekeurd
  • Vraagteken: niet vast te stellen, handmatig onderzoek is nodig is
  • Uitroepteken: testcriterium is overgeslagen

Klikken op een testcriterium brengt je naar de plaats waar het probleem is vastgesteld. Met de rechtermuisknop krijg je een menu met enkele mogelijkheden. Belangrijkste zijn:

  • Goedgekeurd: kies deze als deze goed blijkt na handmatige controle
  • Mislukt: kies deze als deze niet goed blijkt na handmatige controle
  • Uitleggen: handig als je enige uitleg wil
  • Opnieuw controleren
  • Corrigeren: sommige problemen zijn hier mee op te lossen

11.6 Primaire taal

Acrobat kijkt alleen of er een taal is ingesteld, niet of de juiste taal is ingesteld! Krijg je na de controle een groen vinkje bij Primaire taal, controleer dan toch nog de juiste taal via Bestand ▸ Eigenschappen ▸ Geavanceerd ▸ Leesopties ▸ Taal.

Ook als je in Word Nederlands als taal hebt ingesteld, blijkt vaak de taalinstelling in de pdf te staan op Engels. Dit verschilt per Word-versie (en per platform Windows/Mac). Dus eigenlijk altijd even controleren.

11.7 Kleurcontrast en logische leesvolgorde

Ook als alles goed is krijg je altijd minimaal 2 vraagtekens te zien:

  1. Kleurcontrast
  2. Logische leesvolgorde

Deze beide issues moet je handmatig controleren.

Mogelijke problemen:

  • Onvoldoende contrast (uitleg contrast-eisen). Controleer dit met Colour Contrast Analyzer.
  • Bij Logische leesvolgorde:
    • Tekstvakken: worden vaak niet meegenomen in de juiste leesvolgorde
    • Kop- en voetteksten: worden onterecht meegenomen of onterecht niet meegenomen
    • Verwijzingen via een sterretje of via een voetnoot

11.8 Handmatige controle

Als je denkt dat je klaar bent na deze automatische controle, helaas. Er kunnen nog steeds veel problemen inzitten. Doe dus altijd een handmatige controle:

  1. Zijn de kopstijlen goed gebruikt?
  2. Hebben betekenisvolle afbeeldingen een beschrijvende alt-tekst?
  3. Zijn niet-informatieve afbeeldingen gemarkeerd als decoratief?
  4. Is de leesvolgorde juist? Denk aan gebruik van tekstvakken, voetnoten en kop- en voetteksten.
  5. Zijn tabellen juist opgemaakt?

In de volgende paragrafen bespreken we deze controles.

11.9 Controle juist gebruik van kopstijlen

  1. Ga naar Bladwijzers (linkermenu).
  2. Controleer daar de bladwijzers. Kloppen zij met de koppen in het document? Zie uitleg gebruik stijlen.
  3. Controleer het volgende:
    • Titel heeft geen kopstijl, maar bijvoorbeeld de stijl Titel.
    • Juiste hiërarchie.
    • De 1e kop is een Kop 1.
    • Alle koppen hebben kopstijl
    • Kopstijlen zijn alleen gebruikt voor koppen. Niet voor andere content, zoals een opmerking of ondertitel.

11.10 Controle leesvolgorde

Kies in het linkermenu Volgorde. Deze leesvolgorde wordt gebruikt bij de functie 'Hardop Lezen' in Adobe Reader. Dit is soms niet de juiste leesvolgorde die de screenreader gebruikt. Die vind je in het venster Codes (linkermenu, onder Volgorde).

Is de bron een Word-document, dan geeft het venster Volgorde ook de juiste leesvolgorde. Is de bron InDesign, gebruik dan het venster Codes.

De volgorde kun je ook goed zien in de Leesvolgorde, onderdeel van het gereedschap Toegankelijkheid (rechtermenu). Dit is dezelfde volgorde als bij de optie Volgorde in het linkermenu.

Handig aan Leesvolgorde is dat je deze aangeeft of iets juist is gelabeld (cijfer) of juist niet (geen cijfer).

Wat gaat er vaak mis in een pdf van Word?

  1. In Word zijn tekstvakken gebruikt en die komen op de verkeerde plek terug in de leesvolgorde. Of ze komen helemaal niet terug.
  2. Een koptekst is niet meegenomen in de leesvolgorde, terwijl dat wel de bedoeling is.
  3. Een kop of voettekst is wel meegenomen in de leesvolgorde terwijl dat juist niet de bedoeling is.
  4. In de tekst staan voetnoten, terwijl de gebruiker niet van de voetnoot terug kan springen naar de tekst waar het cijfer van de voetnoot staat.
Tip: Je kunt de leesvolgorde altijd 'live' controleren met behulp van een screenreader, zoals JAWS, NVDA (beiden voor Windows) en VoiceOver (op de Mac). Het werken met een screenreader is wel moeilijk om te leren.

11.11 Controleer afbeeldingen

Een afbeelding die geen extra informatie overbrengt, kun je decoratief maken. In Acrobat heet zo'n decoratief element een artefact.

  1. Open het gereedschap Toegankelijkheid.
  2. Kies Alternatieve tekst instellen. Acrobat loopt langs alle afbeeldingen en alternatieve teksten.
  3. Voegt een afbeelding extra betekenis toe, voeg een alt-tekst toe. Deze beschrijft de afbeelding.
  4. In Office 365/2016: Voegt de afbeelding geen extra betekenis toe, vink dan aan Decoratieve figuur. (Deze optie zit niet in de oudere Office-versies.)

11.12 Controleer hyperlinks

Controleer alle links in de pdf. Je kunt dit checken met de gratis tool PowerMapper. De pdf moet wel online staan om deze te kunnen testen.

11.13 Controleer tabellen

Er zijn 2 manieren om een tabel te controleren en aan te passen:

  • Via Leesvolgorde (rechtermenu)
  • Via Codes (linkermenu)

Via Leesvolgorde controleren en aanpassen

De 1e stap is het controleren van de opmaak van de tabel:

  1. Kies in het rechtermenu Toegankelijkheid.
  2. Kies Leesvolgorde.
  3. Vink aan Groepen met pagina-inhoud weergeven.
  4. Bij tabellen staat het woord Tabel en een kruis door de tabel.
  5. Beweeg de muis zodat je op de tabel staat en kies met de rechtermuisknop voor Tabeleditor.
  6. Als het goed is, zie je dan bij elke cel of het een TH (table header: rij- of kolomkop) of een TD (table data: gegevenscel) is.
  7. Zo niet, kies dan in het rechtermenu voor Opties tabeleditor en vink aan Celtype weergeven.

Je kunt nu de celtypen aanpassen:

  1. Klik op een cel.
  2. Kies Rechtermuisknop ▸ Eigenschappen van een tabelcel.
  3. Kies dan voor het type dat je nodig hebt: kopcel of gegevenscel.
  4. Is het een kopcel, geef dan ook het bereik aan (rij of kolom).

Via Codes controleren en aanpassen

  1. Ga naar het venster Codes en zoek een tabel.
  2. Bekijk welke koppen in de tabel nodig zijn.
  3. Bekijk in de code of de koppen ook aanwezig zijn met TH-tags.
  4. Wijzigen TD naar TH:
    • Ga naar de code van de tabel en klap deze open totdat je bij de TH bent.
    • Rechtermuisknop ▸ Eigenschappen ...
    • Klik op de dropdown en kies Cel met tabelkop
    • Kies Sluiten.

Voor complexe tabellen zie PDF20: Using Adobe Acrobat Pro's Table Editor to repair mistagged tables.

11.14 Controleer of pdf versie 1.7 is (geen WCAG-eis)

Controle

Er zijn verschillende versies van pdf, zoals 1.4, 1.7 en PDF/A-1a. Een belangrijk onderscheid tussen deze versies is of ze wel of niet een open standaard zijn. Het gebruik van open standaarden is voor overheden verplicht.

Bij pdf zijn de voor overheden verplichte open standaarden: PDF 1.7, PDF/A-1 en PDF/A-2. De handigste versie is 1.7. De versies PDF/A-1 en PDF/A-2 zijn nodig als je een bestand wilt archiveren (A staat voor archive) en dat willen we hier niet.

Microsoft Word 2016/365 slaat de pdf op als 1.7, dus dat is automatisch al goed. Oudere versies van Word gebruiken 1.4, en dat is geen open standaard.

Welke versie in een pdf-bestand gebruikt is kun je vinden bij: Bestand ▸ Eigenschappen ▸ Beschrijving. Op dit tabblad Beschrijving staat onder Geavanceerd het kopje PDF-versie. Staat er 1.7, helemaal goed! Staat er een lagere versie, dan kun je deze aanpassen.

Aanpassen naar PDF 1.7

  1. Kies Bestand ▸ Opslaan als ander bestand ▸ Kleinere pdf.
  2. Kies dan bij Compatibel maken met Acrobat 10.0 of hoger.
top

Was dit nuttig?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.