Omslag van 'Handboek webcontent: meer focus, minder content'

20. Pdf en andere documenten op de site

Documenten worden vooral als pdf online geplaatst. Vraag je eerst af of het niet beter in html kan. Kan dat niet, zorg dan dat je het toegankelijk en vindbaar maakt. Zorg ook dat de bezoeker duidelijk ziet dat het een downloadbaar bestand is.

20.1 Office-documenten

Naast informatie plaatsen in html kunnen we informatie ook aanbieden in bestanden of documenten, zoals bestanden in pdf, Word, LibreOffice en Excel. De overheid noemt dat met een prachtig woord 'kantoorbestandsformaten', maar dat woord wordt verder in de wereld niet gebruikt.

Nu is er ook niet echt een goed woord voor, maar in grote lijnen hebben we het bestanden die we maken met office-programma’s zoals Microsoft Office, LibreOffice, Google Documenten, Apple iWork. De meest gebruikte bestanden zijn die van Microsoft, dus Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden.

In de meeste gevallen worden deze documenten op het web geplaatst als pdf. De reden hiervoor is dat pdf voor iedereen te gebruiken is en dat de lay-out intact blijft.

20.2 Pdf? Kies liever voor html of EPUB

Pdf – en de andere soorten office-bestanden – zijn veel minder geschikt voor digitaal gebruik dan html of EPUB.

Tekstverwerkingsbestanden zijn sterk geöriënteerd op het papierformaat. Logisch, daar waren ze voor bedoeld. Maar voor online is het papierformaat meestal niet belangrijk, omdat mensen het bestand meestal op een beeldscherm lezen en het niet meer uitprinten.

Html biedt veel meer mogelijkheden voor een goede online performance:

  1. De codering is beter, waardoor de kwaliteit beter te maken is.
  2. Het is makkelijker vindbaar en toegankelijk te maken.
  3. Het is makkelijk op kleinere schermen te gebruiken (responsive).
  4. Het is makkelijker te onderhouden.

Dus heb je de keuze tussen pdf en html: kies voor html.

Een andere mogelijkheid is EPUB. EPUB is in feite html en css, ingepakt in een zip-bestand. Daardoor heeft EPUB ook alle voordelen die html ook heeft.

Soms is pdf toch handig. Redenen om voor pdf te kiezen:

  1. Omzetten naar html is te bewerkelijk.
  2. Er ontbreken de juiste tools, zoals een goede webapplicatie.
  3. Gebruikers mogen de plug-in voor Word naar EPUB niet installeren.
  4. Er is onvoldoende kennis over html en EPUB.

20.3 Toegankelijk en vindbaar maken van pdf

Gebruik je toch pdf, zorg dan dat je deze zo toegankelijk en vindbaar mogelijk maakt. In grote lijnen gaat het om dezelfde aanpassingen die je ook voor html doet. Denk bijvoorbeeld aan:

  1. Eigenschappen (meta-informatie)
  2. Gebruik van koppen
  3. Alternatieve tekst bij betekenisvolle afbeeldingen
  4. Tabellen goed opmaken

Een uitgebreide uitleg vind je in ons e-book Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word.

20.4 Aanbieden op de website

Meld het formaat en de grootte van het document. Doe dat in de link.

Een goede link is:

Niet goed zijn:

Sheets training
(Het is niet duidelijk dat de link naar een pdf gaat.)
sheets-training-seo.pdf (8 MB)
(De grootte van het bestand staat niet in de link en dat kan onhandig zijn voor gebruikers van screenreaders.)

Verder kan het handig zijn om te zorgen dat pdf niet direct vanuit Google opvraagbaar is. De gebruiker mist dan de context van de pdf, bijvoorbeeld vanaf welke site deze komt of bij welk onderwerp deze hoort.

Ook kun je kiezen dat de pdf altijd in een nieuw venster wordt geopend. Normaal wil je niet een link in een nieuw venster openen, maar met pdf kan het handig zijn.

Tot slot kun je ook kiezen dat de gebruiker de pdf direct moet downloaden en niet kan openen in de browser.

top

Wat vind je van dit hoofdstuk?

Feedback

Contact

Vul dit in als je wil dat we contact met je opnemen.