20. Pdf en andere documenten op de site

Documenten worden vooral als pdf online geplaatst. Vraag je eerst af of het niet beter in html kan. Kan dat niet, maak het dan toegankelijk en vindbaar. Zorg ook dat de bezoeker duidelijk ziet dat het een downloadbaar bestand is.

Een uitgebreide uitleg vind je in ons e-book Toegankelijke pdf's maken met Microsoft Word.

Omslag van ''

20.1 Office-documenten

Naast informatie plaatsen in html kunnen we informatie ook aanbieden in bestanden of documenten, zoals bestanden in pdf, Word, LibreOffice en Excel. De overheid noemt dat met een prachtig woord 'kantoorbestandsformaten', maar dat woord wordt verder in de wereld niet gebruikt.

Nu is er ook niet echt een goed woord voor. In grote lijnen hebben we het over bestanden die we maken met office-programma’s zoals Microsoft Office, LibreOffice, Google Documenten, Apple iWork. De meest gebruikte bestanden zijn die van Microsoft, dus Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden.

In de meeste gevallen worden deze documenten op het web geplaatst als pdf. De reden hiervoor is dat pdf voor iedereen te gebruiken is en dat de lay-out intact blijft.

20.2 Pdf? Kies liever voor html of EPUB

Pdf – en de andere soorten office-bestanden – zijn veel minder geschikt voor digitaal gebruik dan html of EPUB.

Tekstverwerkingsbestanden zijn sterk geöriënteerd op het papierformaat. Logisch, daar waren ze voor bedoeld. Maar voor online is het papierformaat meestal niet belangrijk, omdat mensen het bestand meestal op een beeldscherm lezen en het niet meer uitprinten.

Html biedt veel meer mogelijkheden voor een goede online performance:

  1. De codering is beter, waardoor de kwaliteit beter te maken is.
  2. Het is makkelijker vindbaar en toegankelijk te maken.
  3. Het is makkelijk op kleinere schermen te gebruiken (responsive).
  4. Het is makkelijker te onderhouden.

Dus heb je de keuze tussen pdf en html: kies voor html.

Een andere mogelijkheid is EPUB. EPUB is in feite html en css, ingepakt in een zip-bestand. Daardoor heeft EPUB alle voordelen die html ook heeft.

Soms is pdf toch handig. Redenen om voor pdf te kiezen:

  1. Omzetten naar html is te bewerkelijk.
  2. Er ontbreken de juiste tools, zoals een goede webapplicatie.
  3. Gebruikers mogen de plug-in voor Word naar EPUB niet installeren.
  4. Er is onvoldoende kennis over html en EPUB.

20.3 Toegankelijk en vindbaar maken van pdf

Gebruik je toch pdf, zorg dan dat je deze zo toegankelijk en vindbaar mogelijk maakt. In grote lijnen gaat het om dezelfde aanpassingen die je ook voor html doet. Denk bijvoorbeeld aan:

  1. Eigenschappen (meta-informatie)
  2. Gebruik van koppen
  3. Alternatieve tekst bij betekenisvolle afbeeldingen
  4. Tabellen goed opmaken

20.4 Meld ook formaat en grootte in de linktekst

Meld het formaat en de grootte van het document in de linktekst.

Een goede link is: sheets-training-seo.pdf (8 MB)

Niet goed zijn:

  • Sheets training: het is niet duidelijk dat de link naar een pdf gaat.
  • sheets-training-seo.pdf (8 MB): de grootte van het bestand staat niet in de link en dat kan onhandig zijn voor gebruikers van screenreaders.

20.5 Pdf's uitsluiten van Google

Normaal gesproken kan een pdf ook los gevonden worden in Google. Het nadeel daarvan is dat er voor de gebruiker geen context is, zoals waar hoort de pdf bij en is er ook gerelateerde informatie? Ook kun je zo niet een toegankelijk alternatief aanbieden als de pdf ontoegankelijk is, want degene die het toegankelijke alternatief nodig heeft vindt deze niet bij de pdf.

Om pdf's uit te sluiten van Google moet de webbouwer iets aanpassen. Zij moeten aan het bestand .htaccess of het bestand httpd.conf het volgende toevoegen: <Files ~ "\.pdf$"> Header set X-Robots-Tag "noindex, nofollow" </Files>

Naar boven